Cet article est dédié à Sandrine Avenier de Cezanne Software qui reçoit ici mes remerciements pour m’avoir incitée, grâce à sa contribution au hub Viadeo “Choisir sa solution de gestion de la paie et des RH”, à vous rappeler ici les :
15 bonnes raisons de passer à la dématérialisation des bulletins de paie

Le Code du travail modifié par la Loi du 12 mai 2009 consacre la possibilité pour les employeurs de remettre un bulletin de paie aux salariés sous forme électronique. Afin de contribuer à l’essor de la dématérialisation des échanges et au développement de l’économie numérique, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) publie les 15 bonnes raisons de passer à la dématérialisation des bulletins de paie ou plus exactement la dématérialisation de la remise du bulletin de paie. Ce texte est le résultat de la réflexion collective menée depuis juin 2009 par le groupe de travail « ePaie » de la FNTC.

1 – Le bulletin de paie sous forme électronique, facilement duplicable, représente une protection contre les pertes ou destructions, par exemple dans les cas de déménagements.

2 – Le bulletin de paie électronique peut être accessible à distance et donc immédiatement disponible au moment où on en a besoin.

3 – Le bulletin de paie électronique facilite l’exercice des démarches en ligne en limitant les cas où une copie de cette pièce justificative doit être adressée par courrier postal.

4 – La dématérialisation des bulletins de paie facilite la conservation en s’appuyant sur des solutions plus efficaces que la traditionnelle boîte à archives incomplète et mal rangée.

5 – La dématérialisation des bulletins de paie permet une utilisation identique au bulletin papier tout en apportant de nouveaux services.

6 – La dématérialisation des bulletins de paie contribue à la réduction des coûts sur les postes de dépense impression, mise sous pli, voire affranchissement (cf. un de mes précédents article sur ce sujet : http://gestionpaieetgrhquichoisir.blogspot.com/2009/09/cout-de-revient-bulletin-de-paie-non.html).

7 – La dématérialisation des bulletins de paie permet au service Ressources Humaines d’optimiser ses processus de gagner du temps pour l’accès à l’information ou la production de duplicatas.

8– La dématérialisation de la production des bulletins de paie est déjà une réalité dans les entreprises. La nouvelle Loi permet juste de mettre en oeuvre la dématérialisation complète avec, en bout de chaîne, la remise du bulletin de paye sous forme électronique.

9 – La dématérialisation des bulletins de paie est une opportunité pour les entreprises de cultiver une image innovante, dynamique et attractive en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies numériques.

10 – La dématérialisation des bulletins de paie est un point d’entrée idéal pour démarrer un projet de portail Ressources Humaines.

11 – La dématérialisation des bulletins de paie constitue une opportunité pour mettre en place ou réexaminer la conformité de l’archivage électronique des exemplaires employeur.

12 – La dématérialisation des bulletins de paie permet de garantir avec certitude l’identité entre l’exemplaire de l’employeur et celui de l’employé.

13 – La dématérialisation des bulletins de paie est une occasion pour l’entreprise de mettre à disposition du personnel un espace personnel sécurisé (ou coffre-fort électronique).

14 – La dématérialisation des bulletins de paie rend possible la création ou l’amélioration de nouveaux services comme les demandes de crédit en ligne. D’ici peu, les institutions publiques (Assedic, ANPE, Caisses de Retraite, Cnav, CAF, Impôts…) et privées (sociétés de crédit, de location…) exigeront des bulletins de paie électroniques certifiés afin de réduire les délais, les coûts de traitements des dossiers et réduire la fraude dont elles sont victimes.

15 – La dématérialisation des bulletins de paie représente une contribution au développement durable par la réduction de l’empreinte écologique.

Source : La Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC)

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