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Coût de revient : bulletin de paie non dématérialisé

Le point de vue du blogger :

L’objet de cet article est de vous prouver qu’en adoptant simplement la dématérialisation et l’archivage probant de ses bulletins de paie, l’entreprise retire les bénéfices immédiats suivants :

  1. la vertu de mettre en œuvre une politique éco-responsable,
  2. l’économie annuelle de 15000€ environ pour une entreprise de 1500 salariés,
  3. l’amélioration et la modernisation des services rendus à ses salariés,
  4. la diminution des risques de fraude, des risques sociaux et juridiques,
  5. la suppression de tâches à faible valeur ajoutée.

Je vous invite à procéder, dans cet objectif et dans votre contexte, à l’estimation du coût de revient d’un bulletin de paie produit et émis (en mode non dématérialisé) au sein de votre entreprise.
[L’estimation du prix de revient pour un acteur RH spécialisé dans la production sous-traitée de ce type de document pourra faire l’objet d’un autre article].

Achat de papier (simple ou alors filigrané, logotypé à l’effigie de l’entreprise…) : 12 à 18 pages en moyenne par an et par salarié puisque certains mois, le bulletin ne s’éditera pas sur moins de 2 pages.

Achat d’enveloppes destinées à la distribution du document confidentiel (selon caractéristiques et volumes commandés).

Coût de l’usage (propriétaire ou locataire) des machines d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement + coûts de main d’œuvre spécifique.

– Coût des encres et autres fournitures associées à l’édition et à la copie pour archivage.

Coût annuel du gestionnaire de paie [salaire annuel + charges patronales + coûts fixes associés à cette personne] dont la fourchette est comprise entre 65 et 85 k€. Il est d’usage de compter un équivalent temps plein pour 350 salariés environ.

– Coût de rebus et de réimpression au terme du contrôle visuel post première impression, à l’initiative de l’employeur.

– Coût de l’usage d’une solution de gestion informatisée (mode propriétaire ou locatif) + coût des machines associées (achat/location, surveillance/maintenance/mises à jour : ordinateurs, serveurs, logiciels…).

– Coûts fixes liés aux matériels et lieux de stockage et d’archivage par l’employeur (armoires, classeurs, loyers, assurances) pendant la durée minimum légale (exemples : contrat de travail = 30 ans et bulletin de paie = 5 ans).

– Coût d’affranchissement pour la distribution postale lorsque le document n’est pas remis en mains propres dans les locaux de l’entreprise (0,56 € minimum par envoi et document depuis le 02/03/2009).

Coût de gestion des NPAI et des réimpressions/réexpéditions demandées par les salariés.

Selon les options prises par les entreprises, à l’ensemble de la chaîne de production et de distribution d’un bulletin de salaire, je ne serai pas surprise que le coût de revient annuel total soit d’environ 362.000€ pour une entreprise de 1500 salariés.

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Carole Blancot À propos de Carole Blancot

Carole Blancot est présidente de l’agence SpotPink qu’elle a créée en 2011. Elle est conférencière, formatrice, co-auteure de plusieurs ouvrages (sur des thématiques RH, SIRH et médias sociaux), psychosociologue clinicienne, psychothérapeute (Numéro ADELI : 78 93 1059 6), et tient plusieurs blogs traitant de sujets liés aux ressources humaines et aux technologies de la communication à l’heure de la transition numérique.
Elle intervient en entreprise pour la négociation ainsi que la mise en application du droit à la déconnexion. Elle anime des cures de détox. digitale avec un accompagnement psychologique inclus.
Elle est co-auteure de 6 ouvrages spécialisés sur les médias sociaux et le Système d’Information en Ressources Humaines :
- Guide du bon usage des outils numériques et de l'exercice de la déconnexion, Paris, Amazon, 2018, disponible aux formats Word (personnalisable), eBook Kindle et broché.
- Barféty, Jean-Marc, Berthelot, Vincent, Clémentine, Daniel, Geuze, François, Just, Bernard, Lebarbenchon, Anne, Scouarnec, Aline, de Vulliod, Claire-Marie, Blancot, Carole (dir.), Gaspardo, Patrick (dir.), 20 années de SIRH et de services RH, Tampere, Atramenta, 2017, 229 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
- Le cercle SIRH, Le SIRH Enjeux, bonnes pratiques et innovation, Paris, Edition Vuibert, 2017 [3e éd.], 448 p.
- Les ressources humaines numériques en 32 témoignages - RH, formation, marque employeur, mooc, Editions Kawa, 2015, 146 p. 
- La communication de crise à l'heure des médias sociaux, Editions Atramenta, 2012, 100 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
- Inondé sous les e-mails, résistez !, Edition Hachette Pratique, Février 2013, 224 p.
Elle a (co)réalisé en 2015 la première étude portant sur le phénomène du FoMO et sur le niveau de dépendance des Français vis-à-vis des médias sociaux.
Twitter : @CaroleBlancot

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