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Coût de revient : bulletin de paie non dématérialisé

Le point de vue du blogger :

L’objet de cet article est de vous prouver qu’en adoptant simplement la dématérialisation et l’archivage probant de ses bulletins de paie, l’entreprise retire les bénéfices immédiats suivants :

  1. la vertu de mettre en œuvre une politique éco-responsable,
  2. l’économie annuelle de 15000€ environ pour une entreprise de 1500 salariés,
  3. l’amélioration et la modernisation des services rendus à ses salariés,
  4. la diminution des risques de fraude, des risques sociaux et juridiques,
  5. la suppression de tâches à faible valeur ajoutée.

Je vous invite à procéder, dans cet objectif et dans votre contexte, à l’estimation du coût de revient d’un bulletin de paie produit et émis (en mode non dématérialisé) au sein de votre entreprise.
[L’estimation du prix de revient pour un acteur RH spécialisé dans la production sous-traitée de ce type de document pourra faire l’objet d’un autre article].

Achat de papier (simple ou alors filigrané, logotypé à l’effigie de l’entreprise…) : 12 à 18 pages en moyenne par an et par salarié puisque certains mois, le bulletin ne s’éditera pas sur moins de 2 pages.

Achat d’enveloppes destinées à la distribution du document confidentiel (selon caractéristiques et volumes commandés).

Coût de l’usage (propriétaire ou locataire) des machines d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement + coûts de main d’œuvre spécifique.

– Coût des encres et autres fournitures associées à l’édition et à la copie pour archivage.

Coût annuel du gestionnaire de paie [salaire annuel + charges patronales + coûts fixes associés à cette personne] dont la fourchette est comprise entre 65 et 85 k€. Il est d’usage de compter un équivalent temps plein pour 350 salariés environ.

– Coût de rebus et de réimpression au terme du contrôle visuel post première impression, à l’initiative de l’employeur.

– Coût de l’usage d’une solution de gestion informatisée (mode propriétaire ou locatif) + coût des machines associées (achat/location, surveillance/maintenance/mises à jour : ordinateurs, serveurs, logiciels…).

– Coûts fixes liés aux matériels et lieux de stockage et d’archivage par l’employeur (armoires, classeurs, loyers, assurances) pendant la durée minimum légale (exemples : contrat de travail = 30 ans et bulletin de paie = 5 ans).

– Coût d’affranchissement pour la distribution postale lorsque le document n’est pas remis en mains propres dans les locaux de l’entreprise (0,56 € minimum par envoi et document depuis le 02/03/2009).

Coût de gestion des NPAI et des réimpressions/réexpéditions demandées par les salariés.

Selon les options prises par les entreprises, à l’ensemble de la chaîne de production et de distribution d’un bulletin de salaire, je ne serai pas surprise que le coût de revient annuel total soit d’environ 362.000€ pour une entreprise de 1500 salariés.

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À propos de Carole Blancot

Carole Blancot est Président de SpotPink, conférencière, formatrice, auteure de plusieurs ouvrages, psychosociologue clinicienne, psychothérapeute (Numéro ADELI : 78 93 1059 6) & bloggeuse sur les thématiques RH et SIRH.
Elle possède 19 années d’expérience professionnelle dans les domaines de la gestion des ressources humaines, du SIRH et de la communication (dont 10 passées sein de Bureaux d’études techniques, cabinets-conseils et prestataires de services). Elle a (co)réalisé en 2015 la première étude portant sur le phénomène du FoMO et sur le niveau de dépendance des Français vis-à-vis des médias sociaux (Cf. résultats de l'étude). Elle organise et anime plusieurs cures de détox. digitale chaque année, avec un accompagnement psychologique inclus.
Elle est co-auteur de quatre ouvrages spécialisés sur les médias sociaux et le Système d’Information en Ressources Humaines :
« Communication de crise à l’heure des médias sociaux », publié par Atramenta en 2012.
« Inondé sous les e-mails, résistez ! » publié aux Éditions Hachette en 2013.
« Le SIRH enjeux, bonnes pratiques et innovation », dont la 3ème édition est publiée en 2017 par Le Cercle SIRH aux Éditions Vuibert.
Ouvrage collectif à l’initiative de NGA Human Resources (2017) « 20 années de SIRH et de services RH », Atramenta.
Twitter : @CaroleBlancot

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