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10 point-clés pour réussir son projet de dématérialisation des processus et flux RH

Les 10 point-clés pour réussir son projet de dématérialisation des processus et flux RH” est le titre du dernier communiqué de Primobox.

Simple, clair, évident !

1. Analyser vos process actuels et les axes d’optimisation
2. Identifier le cadre juridique
3. Déterminer de façon précise les objectifs à atteindre et le ROI estimé
4. Retenir les solutions techniques adaptées
5. Garantir la pérennité des données dématérialisées
6. Exiger une clause de réversibilité
7. Veiller à la sécurité des systèmes
8. Déployer en différentes phases
9. Prendre en compte la conduite du changement organisationnel
10. Veiller à l’évolutivité du système

De quoi parle-t-on ?

  • en 2008 & 2009 les premiers projets de dématérialisation relatifs au cycle de vie & de remise des documents de la fonction RH concernent principalement les bulletins de paie.
  • dès 2010 la plupart des acteurs élargissent le périmètre de leurs offres pour proposer aux entreprises la dématérialisation des autres documents RH (archivage légal, conservation pérenne et dans des conditions garantissant l’intégrité du document original, remise du document au “format numérique certifié”).
    En effet, la DRH d’une entreprise émet, échange, classe, archive, conserve, en moyenne, une vingtaine de documents (de 1 à 2 pages)  par salarié.
    A titre d’exemple peuvent ainsi être cités : 

    • Lettre d’intention d’embauche
    • Contrat de travail
    • Relevé de DIF
    • Compte-rendu d’entretien professionnel
    • Compte-rendu mensuel d’activité
    • Notes de frais
    • Courriers échangés en recommandé
    • Attestation Pôle-Emploi
    • Solde de tout compte
    • Etc.

Primobox figure parmi les acteurs qui proposent au delà des bulletins de paie et des factures (dans un autre domaine) la dématérialisation des contrats de travail.

La solution baptisée PRIMOBOX RH SIGN® permet ainsi de couvrir tout le cycle de recrutement, collecte des informations nécessaires à l’accueil du salarié, constitution du dossier électronique individuel, collecte en ligne des pièces justificatives (diplôme, carte vitale, attestation de sécurité sociale, justificatif de domicile, RIB), validation et signature en ligne du contrat de travail.

Lire le communiqué “Primobox dématérialise le contrat de travail”

Certains vous dirons que le risque est de déshumaniser le processus de contractualisation. Peut-être.

Pour ce qui me concerne, j’ai toujours relu et signé mes contrats de travail successifs depuis mon domicile avant de les retourner à mes employeurs par voie postale. Je suis favorable à l’idée de procéder ainsi et ce, tant dans le rôle du nouvel embauché que dans celui de l’employeur.

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SpotPink

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Carole Blancot À propos de Carole Blancot

Carole Blancot est présidente de l’agence SpotPink qu’elle a créée en 2011. Elle est conférencière, formatrice, co-auteure de plusieurs ouvrages (sur des thématiques RH, SIRH et médias sociaux), psychosociologue clinicienne, psychothérapeute (Numéro ADELI : 78 93 1059 6), et tient plusieurs blogs traitant de sujets liés aux ressources humaines et aux technologies de la communication à l’heure de la transition numérique.
Elle intervient en entreprise pour la négociation ainsi que la mise en application du droit à la déconnexion. Elle anime des cures de détox. digitale avec un accompagnement psychologique inclus.
Elle est co-auteure de 6 ouvrages spécialisés sur les médias sociaux et le Système d’Information en Ressources Humaines :
- Guide du bon usage des outils numériques et de l'exercice de la déconnexion, Paris, Amazon, 2018, disponible aux formats Word (personnalisable), eBook Kindle et broché.
- Barféty, Jean-Marc, Berthelot, Vincent, Clémentine, Daniel, Geuze, François, Just, Bernard, Lebarbenchon, Anne, Scouarnec, Aline, de Vulliod, Claire-Marie, Blancot, Carole (dir.), Gaspardo, Patrick (dir.), 20 années de SIRH et de services RH, Tampere, Atramenta, 2017, 229 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
- Le cercle SIRH, Le SIRH Enjeux, bonnes pratiques et innovation, Paris, Edition Vuibert, 2017 [3e éd.], 448 p.
- Les ressources humaines numériques en 32 témoignages - RH, formation, marque employeur, mooc, Editions Kawa, 2015, 146 p. 
- La communication de crise à l'heure des médias sociaux, Editions Atramenta, 2012, 100 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
- Inondé sous les e-mails, résistez !, Edition Hachette Pratique, Février 2013, 224 p.
Elle a (co)réalisé en 2015 la première étude portant sur le phénomène du FoMO et sur le niveau de dépendance des Français vis-à-vis des médias sociaux.
Twitter : @CaroleBlancot

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