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Gestion de la #paie dans le #cloud : quelle sécurisation des données ?

La tendance actuelle est à la dématérialisation, tant des échanges avec les organismes sociaux, que des bulletins de paie et des autres documents RH.

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Pour faire suite à la publication récente du dossier Base de données RH, hébergement, Cloud & solutions de gestion en mode SaaSClaude Portmann, Directeur d’e-Paye, a accepté de revenir sur les dernières évolutions technologiques et leurs incidences sur les pratiques RH, dans le cadre de l’interview suivante.

e-Paye, fournisseur de solutions de gestion de la paie et des ressources humaines, précurseur du mode SaaS, édite sa propre solution full web depuis près de 15 ans.

Son offre est composée de services et de solutions technologiques interconnectées, pour un service complet et adapté aux besoins de tous les types d’entreprises, avec 3 niveaux de service :

  • gestion autonome des paies et des déclarations sociales par le client,
  • gestion semi-autonome incluant la prise en charge par e-Paye d’une partie du service (déclarations sociales, N4DS…),
  • externalisation totale.

Tous ces niveaux de service incluent un service illimité d’assistance juridique et en technique de paie, fourni par les experts d’e-Paye.

Partie I : Histoire du mode Saas et du Cloud

Pouvez-vous nous rappeler les principales évolutions technologiques qu’a connu le traitement des données Paie et RH ?

Les principales évolutions technologiques pour la paye et les RH depuis ces 15 dernières années proviennent de la généralisation de l’utilisation d’Internet, support des modes SaaS et du temps réel. Le développement du mode SaaS a généralisé l’hébergement des données à l’extérieur de l’entreprise.

Par ailleurs, les API et Web Services qui facilitent l’interfaçage des applications, permettent le choix du « Best of breed », c’est-à-dire des modules spécialisés par fonction, en remplacement des ERP intégrés de l’ancienne génération.

Depuis combien de temps la paie sur Internet existe-t-elle ?

La paye sur Internet existe depuis l’an 2000, date à laquelle e-Paye a mis en service sa première solution « full web ». A l’époque, la majorité des solutions de gestion de la paie étaient proposées en mode local, avec hébergement des données sur les serveurs de la société utilisatrice. e-Paye fait partie des fournisseurs historiques de solution de gestion de la paie en mode SaaS.

Partie II : définitions et sécurité des données

Qu’apportent les nouvelles technologies à la gestion de la paie et des RH ?

Les nouvelles technologies sont regroupées sous les appellations SaaS et Cloud. Elles apportent de nombreux avantages, dont 3 me semblent être essentiels :

  • La mutualisation :

Le terme SaaS, appliqué à des offres de gestion des paies ou des ressources humaines, signifie que la solution est hébergée et maintenue par le prestataire, ce qui permet sa mutualisation, autrement dit sa mise à jour automatique, sans que le client ait à intervenir. Son avantage est de proposer des applications moins chères et plus rapides à mettre en œuvre, qui s’affranchissent de la contrainte du « versioning » imposée par le modèle logiciel « traditionnel ».

  • Le temps réel :

L’un des principaux intérêts du SaaS est de permettre le traitement des données en temps réel. Concrètement, le temps réel permet la modification et la visualisation immédiate sur le bulletin de l’impact de toute saisie, sans la nécessité d’un « run » de paye en temps différé.

  • La sécurisation des données :

En mode SaaS, les données sont hébergées par le prestataire, c’est-à-dire qu’elles ne sont plus localisées sur les systèmes informatiques de l’entreprise utilisatrice. En termes de sécurité, cela offre de meilleures garanties : les sauvegardes sont multiples, effectuées sur des systèmes sécurisés et maintenus par des professionnels spécialisés. Le risque de perte de données est pratiquement nul. Par ailleurs, cela permet également de se protéger des intrusions, dont on sait qu’elles proviennent majoritairement d’actes internes à l’entreprise.

Une solution Saas est-elle forcément temps réel ?

Selon les acteurs, le terme SaaS peut avoir plusieurs définitions et ne recouvre pas toujours les mêmes fonctionnalités. Certaines solutions de paie en mode SaaS ne fonctionnent pas en temps réel : il s’agit de solutions qui utilisent des outils de calcul non intégrés à la solution. Dans ce cas, l’utilisateur saisit ou modifie ses données, mais n’obtient la génération de son bulletin de paie qu’après avoir lancé une commande spécifique. Ce décalage peut ralentir considérablement le travail du gestionnaire de paie, limiter les possibilités de simulation, avec un effet mécanique de baisse de productivité et d’augmentation des coûts.

Peut-on faire confiance à Internet pour la sécurisation des données ? Que signifient les termes Cloud RH, SaaS, IaaS, PaaS ? Quelles sont les différences entre ces notions ?

Le prefixe “.aaS”  concerne la mise à disposition d’applications ou de ressources informatiques, avec une facturation à l’utilisation. S pour software, I pour Infrastructure et P pour Plateforme.
Le cloud concerne l’accès aux données et aux ressources par Internet.
A condition d’utiliser un hébergement parfaitement identifié et localisé, la sécurisation des données offre plus de garanties de confidentialité dans une gestion en mode Cloud qu’avec une application traditionnelle « in-house ». Dans ce cas, le terme « cloud » correspond simplement à un accès aux données par l’intermédiaire d’Internet.
En revanche, si le terme cloud se rapporte à l’utilisation de ressources non identifiées ou non localisées, aucune sécurité n’est garantie, on parle alors de ressources cloud.
Il faut donc distinguer la gestion en mode Cloud et l’utilisation de ressources cloud, qui recouvrent des situations différentes.
Une solution paye et RH performante et sécurisée sera de préférence une solution en mode SaaS full web (temps réel) avec le mode cloud, mais sans utilisation de ressources cloud.

Partie III : nouvelles tendances et choix des offres

Quelles sont les nouvelles tendances en matière de paie et de RH ?

Les nouvelles tendances concernent bien sûr l’extension des applications numériques, permettant une dématérialisation croissante des documents et des échanges : les bulletins de paie stockés dans des coffres forts électroniques, les dossiers RH des salariés accessibles depuis les portails salariés, le transfert des documents et des déclarations avec les administrations et organismes de protection sociale…

Quelles précautions faut-il prendre lorsque l’on choisit une solution de gestion de la paie et des ressources humaines en mode SaaS ?

En premier lieu, il convient de s’assurer de la qualité de l’hébergement chez un professionnel avec toutes les garanties de protection d’accès et de confidentialité. Il est impératif en particulier de connaître le ou les lieux d’hébergement, ce qui ne serait pas le cas avec l’utilisation d’un fournisseur de ressources « cloud ».

Il faut également s’assurer qu’il s’agit bien d’une application mutualisée en temps réel (full web), avec mise à jour au fil de l’eau (pas de versioning).

Une société qui prévoit de changer de solution de gestion doit donc valider, au-delà des spécifications présentées par les prestataires, les aspects fonctionnels de sa future solution.
Il peut ainsi être utile d’obtenir les réponses aux questions suivantes :

  • Où et comment les données seront-elles hébergées ?
  • Les calculs seront-ils effectués en temps réel ou en différé ?
  • Les mises à jour de la solution seront-elles payantes ?

A propos d’e-Paye
e-Paye
, société du Groupe SVP, propose des solutions en mode SaaS temps réel (e-Space, e-Safe, e-Paye externalisée ou e-Paye accompagnée, e-Congés…) pour gérer les payes et l’ensemble des RH (gestion des congés, portail salarié, dématérialisation, SIRH…) avec un service d’information juridique illimitée. Basée sur une technologie unique et mutualisée, e-Paye fournit des solutions novatrices et sûres pour la gestion des payes et des ressources humaines, adaptées à tous les profils de sociétés : TPE, PME ou ETI. Elle s’adresse également aux cabinets d’experts comptables gérant les dossiers paye de leurs clients, souvent nombreux et diversifiés.
www.e-paye.com

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À propos de Carole Blancot

Carole Blancot est Président de SpotPink, conférencière, formatrice, auteure de plusieurs ouvrages, psychosociologue clinicienne, psychothérapeute (Numéro ADELI : 78 93 1059 6) & bloggeuse sur les thématiques RH et SIRH.
Elle possède 19 années d’expérience professionnelle dans les domaines de la gestion des ressources humaines, du SIRH et de la communication (dont 10 passées sein de Bureaux d’études techniques, cabinets-conseils et prestataires de services). Elle a (co)réalisé en 2015 la première étude portant sur le phénomène du FoMO et sur le niveau de dépendance des Français vis-à-vis des médias sociaux (Cf. résultats de l'étude). Elle organise et anime plusieurs cures de détox. digitale chaque année, avec un accompagnement psychologique inclus.
Elle est co-auteur de quatre ouvrages spécialisés sur les médias sociaux et le Système d’Information en Ressources Humaines :
« Communication de crise à l’heure des médias sociaux », publié par Atramenta en 2012.
« Inondé sous les e-mails, résistez ! » publié aux Éditions Hachette en 2013.
« Le SIRH enjeux, bonnes pratiques et innovation », dont la 3ème édition est publiée en 2017 par Le Cercle SIRH aux Éditions Vuibert.
Ouvrage collectif à l’initiative de NGA Human Resources (2017) « 20 années de SIRH et de services RH », Atramenta.
Twitter : @CaroleBlancot

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