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Pourquoi et comment gérer les notes de frais de façon productive ?

Les principes de la gestion des notes de frais

Les salariés qui engagent des frais dans le cadre de leur activité professionnelle sont tenus de les déclarer à leur employeur selon des règles internes et dans le respect du cadre légal.
Saviez-vous que la gestion de ces notes de frais peut-être génératrice de perte de temps (pour le salarié qui engage les frais, pour son manager et les services RH et, pour le service comptable qui les vérifie et les comptabilise), mais aussi de risques fiscaux, voire de frustrations ?

C’est la raison pour laquelle il existe des solutions RH dont la vocation est de faciliter la gestion des notes de frais et aussi de diminuer autant que possible les aspects négatifs de la gestion administrative associée.

Etablir les règles de notes de frais au sein d’une entreprise

Mettre en place une politique de frais par rapport aux dépenses

Il est important de définir la politique de l’entreprise pour ce qui concerne les notes de frais, c’est-à-dire ce qui est remboursable par l’entreprise et ce qui ne l’est pas dans le cadre professionnel (indemnités kilométriques, invitations clients, frais de représentation, achat de fournitures, cadeaux clients, etc.). Pour ce qui concerne les repas, que des titres restaurant soient ou non distribués, des limites peuvent être fixées pour ce qui concerne la prise en charge par l’employeur d’un plafond journalier.

Informer sur les limites par salarié

Les règles de fonctionnement des notes de frais doivent être clairement fixées et communiquées aux salariés. Il s’agit notamment de définir les plafonds de dépenses remboursables par catégories de salariés ; par exemple, certains salariés peuvent être autorisés à voyager en « classe affaires » tandis que dans d’autres cas la « classe éco » sera à privilégier. Il en va de même pour les nuitées d’hôtel pour lesquelles le montant maximum de remboursement par voyage ou par mois pourra être défini. Du reste, certains remboursements sont fixés par la loi, tels que les indemnités kilométriques qui sont elles, soumises à des barèmes légaux.

Réduire les notes de frais

Il faut indiquer clairement certaines règles à suivre quant aux remboursements kilométriques qui sont d’ailleurs les plus difficiles à contrôler. En effet, il est assez aisé « d’inventer » des kilomètres parcourus. Il faut donc donner une règle de fonctionnement claire. Par exemple, les cartes carburant permettent d’assurer une cohérence entre la consommation moyenne et les kilomètres parcourus. Le remboursement d’un trajet au kilométrage indiqué par le site Mappy peut aussi être une solution.

Il existe des solutions de gestion telles que Storhy, solution RH de gestion des notes de frais, conçues sur-mesure pour optimiser le traitement des notes de frais. Ces solutions informatisées en self-service permettent de faire gagner un temps considérable aux collaborateurs concernés (et donc de l’argent à l’entreprise), mais aussi d’optimiser la gestion RH de cette activité, et enfin d’éviter les erreurs administratives.

Gestion des notes de fraisL’intérêt d’une solution RH de gestion de notes de frais au sein des PME :

  1. Le calcul automatique de la TVA récupérable

Les auteurs de notes de frais entrent directement leurs frais dans le logiciel. Cela a l’avantage d’une saisie unique sans risque d’erreur. Le logiciel vérifie automatiquement le respect des plafonds de frais engagés par catégorie. Ainsi, le travail des comptables est grandement allégé.

  1. La régularisation de la part patronale des titres restaurants en trop est calculée

Cela permet d’établir automatiquement les éléments comptables fiscaux et sociaux, de sorte à éviter tout litige ou redressement de la part du fisc ou des URSSAF.

  1. Le contrôle des notes de frais des collaborateurs

Une vérification de cohérence sur le calcul des frais est effectuée par rapport aux règles internes et fiscales, et les anomalies sont automatiquement matérialisées.
Ces tâches énergivores et chronophages de gestion des notes de frais peuvent être supprimées grâce à une solution de gestion conçue sur-mesure pour ce faire !
Une solution informatique de gestion des notes de frais permet donc de limiter les abus, et de préserver le climat social en simplifiant et en rendant transparentes les questions de remboursement des frais.

L’avantage de la dématérialisation des notes de frais

Une solution logicielle de gestion des notes de frais dématérialisée procure de nombreux avantages tels que :

  • le traitement des notes de frais au fur et à mesure et sans retard,
  • la limitation du papier au strict minimum,
  • le gain de temps pour toutes les parties concernées tandis qu’il s’agit d’une tâche purement administrative (création, traitement, validation et paiement d’une note de frais),
  • l’édition de tableaux de bord relatifs aux frais dans une démarche analytique afin d’ajuster, le cas échéant, la politique de l’entreprise en matière de frais.

Une solution RH d’administration du personnel qui inclut la gestion des dossiers des collaborateurs, des temps de travail et de congés ainsi que des notes de frais, et qui se déverse dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise, permet d’éviter les erreurs comptables et de faire gagner un temps précieux à tous les services.

En conclusion

Ce type de solution RH dédiée à la gestion des notes de frais fait, d’une part clairement apparaître son avantage économique (par la simplification des procédures en procurant à tous simplicité et gain de temps, mais aussi pour l’analyse et la réduction des dépenses), d’autre part diminue les risques de redressement, et enfin permet améliore l’image de l’entreprise aux yeux des collaborateurs qui génèrent des notes de frais. Les salariés seront en effet d’autant plus enclins à respecter les règles et réduire les dépenses qu’ils seront responsabilisés et informés des enjeux pour leur entreprise.

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SpotPink

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Carole Blancot À propos de Carole Blancot

Carole Blancot est présidente de l’agence SpotPink qu’elle a créée en 2011. Elle est conférencière, formatrice, co-auteure de plusieurs ouvrages (sur des thématiques RH, SIRH et médias sociaux), psychosociologue clinicienne, psychothérapeute (Numéro ADELI : 78 93 1059 6), et tient plusieurs blogs traitant de sujets liés aux ressources humaines et aux technologies de la communication à l’heure de la transition numérique.
Elle intervient en entreprise pour la négociation ainsi que la mise en application du droit à la déconnexion. Elle anime des cures de détox. digitale avec un accompagnement psychologique inclus.
Elle est co-auteure de 6 ouvrages spécialisés sur les médias sociaux et le Système d’Information en Ressources Humaines :
- Guide du bon usage des outils numériques et de l'exercice de la déconnexion, Paris, Amazon, 2018, disponible aux formats Word (personnalisable), eBook Kindle et broché.
- Barféty, Jean-Marc, Berthelot, Vincent, Clémentine, Daniel, Geuze, François, Just, Bernard, Lebarbenchon, Anne, Scouarnec, Aline, de Vulliod, Claire-Marie, Blancot, Carole (dir.), Gaspardo, Patrick (dir.), 20 années de SIRH et de services RH, Tampere, Atramenta, 2017, 229 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
- Le cercle SIRH, Le SIRH Enjeux, bonnes pratiques et innovation, Paris, Edition Vuibert, 2017 [3e éd.], 448 p.
- Les ressources humaines numériques en 32 témoignages - RH, formation, marque employeur, mooc, Editions Kawa, 2015, 146 p. 
- La communication de crise à l'heure des médias sociaux, Editions Atramenta, 2012, 100 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
- Inondé sous les e-mails, résistez !, Edition Hachette Pratique, Février 2013, 224 p.
Elle a (co)réalisé en 2015 la première étude portant sur le phénomène du FoMO et sur le niveau de dépendance des Français vis-à-vis des médias sociaux.
Twitter : @CaroleBlancot

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