Les professionnels de la fonction RH manient quotidiennement plusieurs dizaines, centaines voire milliers de pièces documentaires (cinquante documents de 3 pages en moyenne par salarié ayant plus de 3 ans d’ancienneté) contenues par les dossiers du personnel.
Ce salon intéressera certainement ceux qui sont confrontés aux questions de diffusion, d’impression, de numérisation, d’indexation, d’archivage, de stockage, de sauvegarde… Bref, ceux auxquels la dématérialisation pourrait rendre service.
La dématérialisation des documents RH est une opportunité nouvelle pour les responsables RH leur permettant :
- d’optimiser la gestion administrative du personnel ;
- de supprimer progressivement le papier et réduire l’impact environnemental lié à la distribution physique des documents RH ;
- de réaliser des économies substantielles ;
- de faciliter la gestion administrative de ses employés en leur offrant un service innovant.
Certains acteurs de la dématérialisation (au sens antérieur et postérieur à publication de la loi promulguée au JORF le 13 mai 2009, dite de « simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures ») exposeront à l’occasion du salon Documentation.
La société Novapost propose aux entreprises des bulletins de salaire dématérialisés. Le principe est simple : chaque entreprise qui franchit le pas obtient un espace dédié en ligne et en lien avec Novapost. Sur cet espace, elle dépose le fichier de paie de ses employés sous format PDF.
Novapost se charge ensuite de gérer les bulletins de salaire de la société.
A noter :
- Papier ou électronique, le choix est possible.
- Sécurité et intégrité des données garanties.
Pour Novapost, il n’y a que des avantages à passer au bulletin de salaire dématérialisé :
- gain de temps pour le personnel,
- gain financier : le bulletin de salaire dématérialisé coûte 35 % à 60 % moins cher qu’un bulletin papier (0.80 euros au lieu de 2 à 4 euros) et sa mise en place est gratuite, seuls sont facturés les bulletin émis,
- gain pour l’environnement grâce à l’économie de papier,
- gain de place pour l’archivage : une entreprise doit, selon la loi, conserver les bulletins de salaire de ses employés pendant cinq années au minimum mais beaucoup les gardent plus longtemps. « Avec Novapost, entreprises et salariés conservent leurs données à vie et évitent d’accumuler des tonnes de feuilles et classeurs ! », détaille Jonathan Benhamou.
Un de leur client, la société e-Paye a adhéré au système en 2008. Spécialiste de la gestion de la paye et des bulletins de salaire en ligne, l’entreprise est devenue client et fournisseur de la solution Novapost, auprès de ses clients. « Les bulletins de salaire dématérialisés sont infalsifiables, conservables à vie et lisibles quels que soient les formats. C’est une solution d’avenir, qui respecte la loi et garantie l’intégrité des données du salarié. Avant, il était préférable de conserver ses bulletins de paye, notamment pour la retraite. Aujourd’hui, cela a moins d’utilité puisque tout est informatisé ! », confirme Claude Portmann.
La société e-paye a déjà elle aussi convaincu une dizaine de clients de passer au bulletin de paye dématérialisé et le processus ne devrait pas s’arrêter là !
Lire l’article « Vos feuilles de paie électroniques sont arrivées », publié par Joséfa Lopez, le 30/10/2009, sur
Carole BLANCOT – caroleblancot@yahoo.fr – 06.50.26.65.17
Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons.
A l’occasion du Congrès des experts-comptables de Nantes (les 15 et 16 octobre), NOVAXEL signe le tout premier partenariat GED réalisé jusque-là par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables et propose désormais une solution d’archivage légal via « jedeclare.com », plate-forme d’archivage électronique et portail télédéclaratif du Conseil.
NOVAXEL collabore avec plus de 1000 cabinets
L’éditeur lyonnais, spécialiste de la GED d’organisation depuis près de 15 ans et leader sur le marché français, équipe à ce jour plus de 1000 cabinets d’experts-comptables. La société dispose ainsi d’une expertise métier qui lui permet de répondre aux problématiques de gestion de documents et d’archivage électroniques rencontrées par les cabinets de toute la France.
NOVAXEL et jedeclare.com
Le document classé dans NOVAXEL pourra être envoyé d’un simple clic vers le coffre-fort électronique jedeclare.com pour y être archivé (durée variable et renouvelable). Un accusé de réception – envoyé par email et conservé dans NOVAXEL – attestera alors du bon déroulement du procédé.
Bien entendu, l’archivage légal trouve tout son sens dans la conservation de documents dits « précieux ». Il n’est pas question d’archiver tout et n’importe quoi dans le coffre-fort électronique, mais plutôt de sélectionner le document auquel l’expert-comptable a tout intérêt à donner une valeur probante (contrat signé, bulletin de paie, etc.).
Lire l’article « NOVAXEL signe un partenariat avec le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables », publié le 20/102009, sur
Carole BLANCOT – caroleblancot@yahoo.fr – 06.50.26.65.17
Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons.
Dans cet article publié sur 
Rédigé le mercredi 19 août 2009 – Frédéric Mazué
Ont été relevées les assertions intéressantes extraites ci-dessous :
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« Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation couvre en fait différents domaines stratégiques.
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La dématérialisation doit être abordée de manière globale pour être couronnée de succès.
A ce jour, les aspects liés au travail collaboratif, à la dématérialisation des flux entrants (factures, courriers…) ou encore à la signature électronique sont des préoccupations stratégiques pour les entreprises de toutes tailles. -
Une fois ces éléments pris en compte et définis, la dématérialisation offre des bénéfices immédiats et permet aux entreprises de décharger leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources pour les réaffecter à des tâches à valeur ajoutée.
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N’oublions pas que stocker des archives papier s’accompagne d’un coût très important pour les entreprises (place dédiée dans les locaux…). Désormais, en raison de la baisse des coûts des espaces de stockage en ligne, il devient économiquement intéressant d’opter pour l’archivage électronique. De plus, ce dernier, sous réserve du respect de certaines conditions fixées par l’administration, donne au document électronique la même valeur que celle du document papier. »
Lire l’article dans son intégralité
L’avis du blogger
Maintenant, pour ce qui concerne plus particulièrement le sujet de ce blog, rappelons ci-dessous, les durées de conservation de l’ensemble des documents sociaux à partir desquels procéder à une première estimation des bénéfices de la dématérialisation :
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Bilan social = 3 ans
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Bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale = 5 ans (Document à produire en cas de contrôle URSSAF)
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Bulletin de paie = 5 ans pour l’employeur (durée illimitée conseillée) et illimitée pour le salarié
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Certificat de travail = 30 ans
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Contrat de travail = 30 ans (Ce document doit être 30 ans après sa fin)
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DADS et tableau récapitulatif annexé = 5 ans
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Déclarations des accidents du travail = 3 ans
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Déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre = 3 ans
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Déclaration unique d’embauche = 5 ans (Document à produire en cas de contrôle URSSAF ou de l’inspection du travail)
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Document unique du résultat d’évaluation des risques = illimitée (Document tenu à jour en permanence et, en tout état de cause, au moins une fois par an)
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Documents relatifs aux cotisations UNEDIC = 5 ans
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Documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié = 1 an (Ces documents doivent être tenus à la disposition de l’inspection du travail)
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Documents établis au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail Selon nature des sommes concernées = 5 ans si salaires et 30 ans si indemnités
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Documents relatifs aux vérifications et contrôles en matière d’hygiène et de sécurité du travail (consignes, attestations, rapports…) = 5 ans (En tout état de cause, conservation obligatoire des 2 derniers contrôles ou vérifications)
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Fiches médicales = 2 ans (Fiches établies par le médecin du travail à l’issue de chaque examen médical obligatoire)
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Justificatifs des frais remboursés = 5 ans (Documents à produire en cas de contrôle URSSAF)
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Notes de service portant prescriptions en matière d’hygiène, de sécurité, de conditions de travail et de discipline = illimitée
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Notes de service sur la prise des congés payés et ponts, calendrier des congés payés = 1 an
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Observations et mises en demeures notifiées par l’Inspecteur du travail en matière d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques = 5 ans (L’obligation de tenir un registre de ces observations a été supprimée par une ordonnance du 24 juin 2004)
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Toutefois, l’obligation de conserver ces documents reste fixée à = 5 ans. En outre, ces observations peuvent être réunies, dans certaines conditions, avec les documents relatifs aux vérifications et contrôles mentionnés ci-dessus
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Reçu pour solde de tout compte = 30 ans
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Registre des accidents de travail bénins = 1 an L’employeur retourne ce registre à la caisse régionale d’assurance maladie à la fin de chaque année civile
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Registre unique du personnel = 5 ans (Les informations contenues sur ce registre doivent être conservées 5 ans après le départ du salarié, toutefois 10 années sont recommandées)
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Règlement intérieur = illimitée
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Transaction = 30 ans (A compter du départ du salarié)
Depuis la suppression, à compter du 1-8-1998, de l’obligation de tenir un livre de paie, la loi impose à l’employeur de conserver un double des bulletins de paie durant 5 ans.
Le double des bulletins de paie doit pouvoir être présenté immédiatement en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF.
Ainsi, les bulletins de paie doivent être présents dans toute entreprise et tout établissement distinct comportant un représentant de l’employeur ayant le pouvoir de recruter du personnel.
La conservation des bulletins de paie peut s’effectuer sur support informatique.
En ce cas, l’employeur doit mettre à la disposition des agents de contrôle un moyen leur permettant d’accéder directement aux informations stockées et de les éditer sans délai, avec l’aide, si besoin est, d’une personne compétente de l’entreprise.
En cas d’externalisation de la paie, les doubles des bulletins de paie doivent être détenus par l’entreprise.
En cas d’externalisation de la paie, les doubles des bulletins de paie doivent être détenus par l’entreprise.
En conséquence, la dématérialisation devrait s’imposer comme un standard durable puisqu’elle permet :
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un gain de temps significatif sur des missions chronophages et sans valeur ajoutée,
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des économies financières significatives réalisées sur les frais de production, distribution et d’archivage documentaire,
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l’adoption d’une politique éco-responsable,
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une modernisation et optimisation des processus de l’entreprise.
Phénomène à suivre donc…
Sous réserve de la validation du respect des toutes dernières conditions légales relatives à l’archivage à valeur probante, cette nouvelle offre concurrence Novapost RH (pour la dématérialisation de tous types de documents RH), et a été créée par des spécialistes du marketing.
« EmailStratégie vient de lancer paiEmail, un dispositif sécurisé qui permet d’envoyer par email le bulletin de paie aux salariés qui le souhaitent. La nouvelle offre paiEmail repose sur la plateforme technologique de dématérialisation et de routage EdocMail d’EmailStrategie. Celle-ci permet la dématérialisation de tous types de documents et l’envoi d’informations personnalisées en « one to one » de manière sécurisée.
Grâce à paiEmail, les sociétés extraient simplement les bulletins de paie de leur ERP ou de leur CRM, et les transfèrent dans la plateforme EdocMail. Les bulletins sont retravaillés individuellement dans la plateforme accompagnés d’un message et d’une signature électronique. Ainsi personnalisés, ils sont routés aux salariés par email et pour veiller à la bonne réception des bulletins, le service prévoit un outil d’analyse et de reporting statistique sur les NPAIS et assure un retour des adresses erronées… Le service paiEmail est disponible à partir de 99€ HT par an, comprenant l’abonnement, le routage des bulletins de paie et le renvoi automatique du fichier d’origine , hors frais d’ouverture de compte. »
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