Cet évènement est organisé pour 25 participants et compte, à ce jour (02/03/2010), 17 entreprises inscrites pour 19 participants (hors organisateurs). Ceci signifie qu’il reste quelques places.
Pourquoi pas la votre ?
- Pour participer, merci de renseigner le formulaire d’inscription.
- Voir l’invitation et en savoir plus sur l’évènement.
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Thème : Comment dématérialiser l’ensemble des documents RH des dossiers du personnel ?
Date : mardi 30/03/2010
Horaires : de 8h à 11h
Lieu : 19 rue d’Orléans, 92200 Neuilly sur seine
Accès
[Ce petit déjeuner gratuit s'adresse aux personnes et entreprises qui s'intéressent à la dématérialisation appliquée à la gestion des ressources humaines]
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La dématérialisation offre aux directions des ressources humaines les formidables bénéfices suivants :
1 un accès rapide, partagé et sécurisé aux informations et documents RH (bulletins, courriers et demandes, accords d’entreprise, comptes-rendus d’entretien…),
2 un espace d’archivage et de stockage optimisé,
3 une reconstitution aisée de carrière,
4 une intégrité et une pérennité garanties du format de conservation des documents,
5 une circulation des informations plus rapide, des processus simplifiés et un gain financier significatif (stockage, manipulation, navettes…).
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1- La réponse à vos questions sur la dématérialisation
- Dématérialisation : du fantasme à la réalité… De quoi parle-t-on et comment faire ?
- Quels sont les enjeux et les phases d’un projet de dématérialisation des documents et dossiers RH ?
- Dématérialisation et archivage probant dans le SIRH : Comment faire ?
- Quels sont les coûts de mise en œuvre (exemples) ?
- Quel est le « ROI (Return On Investment) » pour une entreprise de 10.000 salariés par exemple ?
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2- L’illustration par une démonstration de DoPeE
1 Les objectifs de DoPeE et le schéma architectural.
2 La modélisation du projet et la reprise de l’historique du capital documentaire.
3 La dématérialisation au service de la D.R.H et de l’organisation.
4 La dématérialisation au service des salariés.
5 Questions – Réponses.
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3- Le témoignage de Madame Sandre CASSE
Responsable RH de la BPCE (Banque Populaire Caisse d’Epargne)
Sandre CASSE témoignera sur le projet de reprise de l’historique des éléments de paie et de dématérialisation des dossiers du personnel au sein de la Caisse d’Epargne puis de la BPCE.
Ce projet a impliqué la recherche et le choix d’une solution « légère », adaptée aux besoins et présentant un minimum d’impact sur l’organisation et les collaborateurs.
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S’inscrire dès maintenant pour participer à l’évènement.
Ne ratez ce petit déjeuner sous aucun prétexte !
Le nombre de places est limité, cet évènement est organisé pour 25 personnes.
Pour confirmer votre participation, merci de renseigner le formulaire d’inscription accessible par ce lien.
Vous recevrez ensuite la confirmation de votre inscription ainsi que l’ensemble des informations complémentaires (programme détaillé, intervenants…).
Besoin d’une information complémentaire ?
Contacter Carole BLANCOT :
Tél : 01.47.78.84.20
c.blancot@actongroup.com
http://www.actongroup.com
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ACT-ON est un cabinet de conseil en organisation des fonctions ressources humaines et en prestations de services de choix, de mise en œuvre ou de transformation de SIRH (Systèmes d’Informations en Ressources Humaines) :
- créé en 2001, totalement indépendant,
- qui prévoit de réaliser un CA de 9.4 M€ (exercice 2009-2010),
- qui emploie aujourd’hui 85 consultants,
- spécialisé dans l’organisation de la fonction RH ainsi que dans le choix, l’implémentation et la transformation du SIRH.
- dont l’activité est dédiée, à part équivalente, à l’AMOA (Assistance à la Maîtrise d’OuvrAge) et à l’AMOE (Assistance à la Maîtrise d’Œuvre),
- qui intervient sur l’ensemble du périmètre de la gestion des ressources humaines : paie, gestion administrative du personnel, gestion des temps & activités, gestion de la formation, GPEC (carrières, emplois & mobilité, compétences), gestion de la masse salariale,
- qui compte plus de 140 références clients (de 500 à 200.000 salariés) avec une représentativité de ses clients dans le secteur public et dans le secteur privé.
- qui met sa double expertise au service des métiers des ressources humaines et du déploiement des principales solutions du marché : HR Access, ADP-GSI, Meta4, Cegedim, Sopra, SAP, Cegid, Horoquartz, GFI…
ACT-ON
19 rue d’Orléans
92200 Neuilly sur seine
http://www.actongroup.com/
contact@actongroup.com
Tél : 01.47.78.02.89
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Avec sa solution DoPeE (Dossier du Personnel Electronique), PrimaScan intègre l’ensemble des dossiers et des pièces qui le constituent dans votre système d’information.
Associant son expertise en termes d’organisation et de workflow à une vaste bibliothèque logicielle, PrimaScan construit votre solution en mode SaaS. Les ateliers de PrimaScan proposent par ailleurs la dématérialisation de vos documents RH et dossiers du personnel pour leur conversion du format papier vers le format électronique : numérisation, indexation, mise en ligne, archivage sécurisé, et ce, quels que soient le format et le volume.
PrimaScan
34, quai de l’Aisne
93500 Pantin
http://www.primascan.fr/
infos@primascan.fr
Tél : 01.41.83.62.52
Fax : 01.41.83.62.56
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Les articles L 3243-2 et L3243-4 du Code du Travail ont été modifiés par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 aux fins de permettre la remise aux salariés de bulletins de paie dématérialisés :
Article L3243-2
Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Article L3243-4
L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.
L’exposé des motifs de la proposition de loi insistait sur l’économie significative qui pourrait en résulter pour les employeurs : « Chaque année, les employeurs soumis aux dispositions du code du travail impriment et remettent ou envoient par voie postale à leurs salariés 200 millions de bulletins de paie. En permettant l’envoi par voie électronique du bulletin de paie, qui ne pourra toutefois se faire qu’avec l’accord du salarié concerné, cet article pourrait permettre à l’ensemble des entreprises de réaliser chaque année une économie qui peut être évaluée à 145 millions d’euros. La sécurité de la conservation des bulletins de paie par les salariés sera assurée grâce à la mise en place du coffre-fort électronique, qui sera concomitante de la mise en œuvre du bulletin de paie dématérialisé dans les entreprises. »
Au plan juridique, le bulletin de salaire pouvait être émis sous forme d’un écrit électronique sans qu’il soit besoin de légiférer, et ce depuis que la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a libéralisé l’écrit dématérialisé en France, pour se mettre en accord avec les textes européens.
Nombre d’entreprises, soumises à l’obligation de conserver pendant 5 ans le double du bulletin de paie, n’ont d’ailleurs pas attendu le législateur pour archiver les bulletins de paie sous forme dématérialisée sur leurs systèmes informatiques.
Le véritable problème se situe du côté du salarié et il est double. Le premier est celui de la conservation par une personne physique de son bulletin de paie pendant une durée qui peut être de l’ordre de plusieurs dizaines d’années. Le second est celui de la crédibilité, vis-à-vis des tiers devant lesquels le salarié doit produire ses bulletins de paie, de documents qui sont de simples impressions de la copie numérique archivée et qui ne présentent pas le caractère de l’« original papier » exigé dans de nombreuses situations.
S’agissant de la conservation du bulletin de paie dématérialisé par le salarié, on sait que l’évolution très rapide des moyens informatiques, liée à l’obsolescence des supports, est le problème majeur rencontré lors de la mise en œuvre de systèmes d’archivage électronique. Inutile de penser qu’il suffit d’y consacrer une clé USB. Dans moins de dix ans aucun système ne saura plus la relire.
Il faut donc mettre à disposition des particuliers des « coffres fort électroniques » susceptibles de garantir la pérennité des documents électroniques avec des garanties fortes. Au plan fonctionnel, l’exigence requise tant par l’article 1316-1 du Code Civil que par l’article L3243-2 du Code du Travail est simple : garantie d’intégrité du document pendant sa durée de vie. Une commission AFNOR a été créée aux fins d’émettre des recommandations pratiques dans ce domaine.
Reste la question de la valeur aux yeux des tiers des impressions papier des bulletins de paie conservés dans les coffres forts des salariés. En droit, il s’agit d’une simple copie du bulletin de paie électronique original, dont la valeur probante peut être aisément remise en cause. L’administration fiscale ne dit pas autre chose lorsqu’elle précise qu’elle n’accorde aucune valeur à une facture papier qui serait une simple impression d’une facture signée électroniquement.
Le sujet en est à ses débuts mais les bases juridiques sont là. Reste aux professionnels à mettre en place les outils qui emporteront la confiance des employeurs et des salariés comme des tiers.
Isabelle Renard
Docteur Ingénieur – Avocat Associée du Cabinet RACINE
irenard@racine.eu
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Je profite de cet article pour vous rappeler que la cabinet de conseil RH & SIRH : ACT-ON organise en partenariat avec PrimaScan un évènement de type petit déjeuner intitulé :
Comment dématérialiser l’ensemble des documents RH des dossiers du personnel ?
Le sujet vous intéresse ?
S’inscrire dès maintenant pour participer à l’évènement.
Poser une question :
Carole BLANCOT :
Tél : 01.47.78.84.20
c.blancot@actongroup.com
http://www.actongroup.com
La dématérialisation des documents RH dossiers et du personnel (contrat, bulletin de paie, solde de tout compte…) est un sujet qui suscite un intérêt croissant de la part des entreprises. [Il faut dire qu'à présent notre oreille commence à être éduquée].
- Toutes en ont entendu parler.
- Certaines ont déjà pris leurs disposition.
- D’autres ne s’estiment que modérément concernées mais envisagent e se renseigner d’ici quelques mois.
- Les dernières, dont la réflexion est plus mature, s’interrogent sur l’identité et la spécialité des acteurs ainsi que sur les bénéfices réels et le coût des différentes solutions.
Voici ci-dessous les identités visuelles de mes « chouchous » de la dématérialisation des échanges, documents et dossiers RH à ce jour pour les différents segments de marché :
« Pensez la dématérialisation autrement »
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E-bulletindepaie : La solution dédiée aux entreprises, leur permettant la dématérialisation probante de leurs bulletins www.e-bulletindepaie.com 
MyPrimobox : Le coffre-fort électronique offert à leurs salariés, ils y reçoivent directement leurs bulletins et les conservent sans rompre la chaine de valeur (ils peuvent également y importer leurs documents personnels importants).
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Les DAF et DRH sont à la recherche d’un répertoire des offreurs (identité et coordonnées) et d’une phrase de présentation de la caractéristique majeure de leur offre.
Je propose donc ici, aux offreurs de la dématérialisation des documents RH, de se rendre visibles ici en se référençant très simplement.
Prenez le comme un nouveau mode de référencement et indiquez, en commentaire de cet article :
- votre raison sociale,
- qui contacter (identité et coordonnées),
- votre slogan le cas échéant,
- sachez également que j’accepte les liens vers vos sites, dans l’intérêt de tous.
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Je donne rendez-vous prochainement à nos lecteurs pour un évènement sur la thématique de la dématérialisation des documents RH et dossiers du personnel, organisé par le cabinet de conseil ACT-ON et qui se déroulera le 31/03/2010, avec la participation d’une entreprise de plusieurs milliers de salariés (secteur bancaire) qui témoignera des bénéfices de ce type de projet.
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