Les E-Doc Awards consistent en la remise de 3 prix qui récompensent les produits de gestion du document dans tout son cycle de vie
Décernés pour la première fois en 2009, ces trois prix ont récompensé les solutions des sociétés CRYPTOLOG et SFR, ARCHIMED et EVODIA.
Pour la 2ème année consécutive, DOCUMATION organise, en partenariat avec FedISA (Fédération de l’ILM, du Stockage et de l’Archivage) un concours dans le champ de la dématérialisation.
Ces Awards sont destinés à récompenser des produits (logiciel ou matériel), services ou procédures relatifs au domaine de la gestion du document dans tout son cycle de vie, dans les environnements privé et public, en France et à l’étranger. Par dématérialisation, on parle ici de son sens le plus large, c’est à dire la mise en place de procédures dématérialisées en remplacement de dispositifs traditionnels « papier ».
Le concours s’adresse aux entreprises ayant mis en place une solution présentant un aspect novateur, original, inédit, apportant également des gains significatifs et mesurables en termes financiers et autres (visibilité, efficacité, compétitivité, …).
Le Jury est composé de spécialistes du domaine de la dématérialisation dans les environnements tant publics que privés, accompagnés par la presse et autres organismes spécialisés du domaine ou représentatifs du monde de l’entreprise.
Sont nominés pour la 2ème EDITION DES AWARDS les entreprises suivantes :
CNAMTS
Assureur solidaire en santé et porteur de missions de service public, la CNAMTS présente la solution « Protocole de Soins Electronique » mise en place dans le cadre d’un programme de simplifications administratives. Elle fournit aux médecins traitants un outil en ligne pour rédiger les protocoles de soins de leurs patients atteints d’une affection de longue durée (diabète, cancer…).
KEYNECTIS
Spécialiste européen des technologies et services de confiance, Keynectis propose K.Access® ou l’authentification forte en toute simplicité, une solution innovante permettant à un utilisateur de s’authentifier de façon forte en utilisant une clé USB standard ou tout autre support de masse (iPod, téléphone portable, etc.).
NOVAPOST
Novapost propose avec Novapost RH, une solution de dématérialisation des bulletins de salaire : pour les particuliers, une alternative au courrier papier et au stockage physique de leurs documents importants grâce à un service postal 100 % électronique garantissant la valeur probante des documents acheminés.
PRIMOBOX
Plate-forme de dématérialisation à valeur probante des flux documentaires, Primobox présente Primobox DEMAT RH, qui permet une gestion 100% électronique des documents RH, une solution unique de dématérialisation à valeur probatoire des bulletins de paie et documents RH.
SOPRA GROUP
Société européenns de Conseil et de Services Informatiques, Sopra Group accompagne les entreprises dans l’évolution de leurs organisations et de leurs systèmes d’information et présente la solution SITI, une plateforme ouverte de personnalisation, de gestion et d’exploitation de documents d’identité sécurisés.
Les 3 lauréats seront nommés lors de DOCUMATION 2010. Les E-DOCS AWARDS seront remis officiellement aux lauréats lors du salon, le 17 mars 2010 à 17H 30 – dans l’espace bar du salon.
Retrouvez tous les détails sur : www.fedisa.eu
Prochain rendez-vous : Salon DOCUMATION 2010, les 17 & 18 mars 2010 – CNIT Paris la Défense
Les articles L 3243-2 et L3243-4 du Code du Travail ont été modifiés par la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 aux fins de permettre la remise aux salariés de bulletins de paie dématérialisés :
Article L3243-2
Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Article L3243-4
L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.
L’exposé des motifs de la proposition de loi insistait sur l’économie significative qui pourrait en résulter pour les employeurs : « Chaque année, les employeurs soumis aux dispositions du code du travail impriment et remettent ou envoient par voie postale à leurs salariés 200 millions de bulletins de paie. En permettant l’envoi par voie électronique du bulletin de paie, qui ne pourra toutefois se faire qu’avec l’accord du salarié concerné, cet article pourrait permettre à l’ensemble des entreprises de réaliser chaque année une économie qui peut être évaluée à 145 millions d’euros. La sécurité de la conservation des bulletins de paie par les salariés sera assurée grâce à la mise en place du coffre-fort électronique, qui sera concomitante de la mise en œuvre du bulletin de paie dématérialisé dans les entreprises. »
Au plan juridique, le bulletin de salaire pouvait être émis sous forme d’un écrit électronique sans qu’il soit besoin de légiférer, et ce depuis que la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a libéralisé l’écrit dématérialisé en France, pour se mettre en accord avec les textes européens.
Nombre d’entreprises, soumises à l’obligation de conserver pendant 5 ans le double du bulletin de paie, n’ont d’ailleurs pas attendu le législateur pour archiver les bulletins de paie sous forme dématérialisée sur leurs systèmes informatiques.
Le véritable problème se situe du côté du salarié et il est double. Le premier est celui de la conservation par une personne physique de son bulletin de paie pendant une durée qui peut être de l’ordre de plusieurs dizaines d’années. Le second est celui de la crédibilité, vis-à-vis des tiers devant lesquels le salarié doit produire ses bulletins de paie, de documents qui sont de simples impressions de la copie numérique archivée et qui ne présentent pas le caractère de l’« original papier » exigé dans de nombreuses situations.
S’agissant de la conservation du bulletin de paie dématérialisé par le salarié, on sait que l’évolution très rapide des moyens informatiques, liée à l’obsolescence des supports, est le problème majeur rencontré lors de la mise en œuvre de systèmes d’archivage électronique. Inutile de penser qu’il suffit d’y consacrer une clé USB. Dans moins de dix ans aucun système ne saura plus la relire.
Il faut donc mettre à disposition des particuliers des « coffres fort électroniques » susceptibles de garantir la pérennité des documents électroniques avec des garanties fortes. Au plan fonctionnel, l’exigence requise tant par l’article 1316-1 du Code Civil que par l’article L3243-2 du Code du Travail est simple : garantie d’intégrité du document pendant sa durée de vie. Une commission AFNOR a été créée aux fins d’émettre des recommandations pratiques dans ce domaine.
Reste la question de la valeur aux yeux des tiers des impressions papier des bulletins de paie conservés dans les coffres forts des salariés. En droit, il s’agit d’une simple copie du bulletin de paie électronique original, dont la valeur probante peut être aisément remise en cause. L’administration fiscale ne dit pas autre chose lorsqu’elle précise qu’elle n’accorde aucune valeur à une facture papier qui serait une simple impression d’une facture signée électroniquement.
Le sujet en est à ses débuts mais les bases juridiques sont là. Reste aux professionnels à mettre en place les outils qui emporteront la confiance des employeurs et des salariés comme des tiers.
Isabelle Renard
Docteur Ingénieur – Avocat Associée du Cabinet RACINE
irenard@racine.eu
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Je profite de cet article pour vous rappeler que la cabinet de conseil RH & SIRH : ACT-ON organise en partenariat avec PrimaScan un évènement de type petit déjeuner intitulé :
Comment dématérialiser l’ensemble des documents RH des dossiers du personnel ?
Le sujet vous intéresse ?
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Carole BLANCOT :
Tél : 01.47.78.84.20
c.blancot@actongroup.com
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