Normalisation de la gestion dématérialisée du bulletin de paie : quelques réflexions & questions

La nouvelle norme NF Z42-025 publiée le 4 mai dernier par l’AFNOR (Gestion du bulletin de paie électronique) prendra effet le 27 mai. L’AFNOR a accepté de répondre à une interview qui sera prochainement mise à disposition sur ce blog. Ce billet contient les réflexions et questions transmises par Daniel Clémentine et qui figurent dans la liste des interrogations communiquées à l’AFNOR pour les besoins de cet interview.

 

 

La dématérialisation du bulletin de paie prend tout son sens si elle dépasse le simple cadre Employeur-Salarié.

En effet, la dématérialisation du bulletin de paie et la conservation de celui-ci sur un support sécurisé présentent de réels avantages pour l’employeur et le salarié s’ils peuvent interagir avec des entités tierces, telles que l’Administration par exemple, sans avoir à “re-matérialiser” celui-ci.

Pour l’employeur, les choses sont déjà très avancées avec les déclarations dématérialisées et les contrôles de l’Urssaf pouvant se faire sur des supports informatiques…etc. Par ailleurs, les bénéfices économiques, opérationnels et en termes d’image et de valeurs attachés à cette technologie sont connus pour l’Entreprise.

Il reste donc à promouvoir la dématérialisation des bulletins de paie auprès du salarié, qui rappelons le, ne pourra se faire sans l’accord formel et préalable de ce dernier.

1. Dans ce contexte, quels sont les objectifs qui ont été fixés pour favoriser la dématérialisation dans les relations du salarié avec l’Administration ?

2. Est-ce que les différentes administrations sont préparées (ou sont du moins en cours de préparation) pour s’inscrire dans un mode de communication dématérialisée avec les salariés ?

Si aucune réponse concrète n’est apportée à ces interrogations, le succès de la dématérialisation du bulletin de paie auprès des salariés (qui constituent la “Partie” à convaincre) s’en trouvera à mon sens freiné de façon significative !

Par ailleurs, les échanges écrits au sein du couple Employeur-Salarié ne se limitent pas uniquement au bulletin de paie remis mensuellement, bien que ce document légal et règlementé constitue un élément majeur de la relation contractuelle.

D’autres documents sont échangés :

  • A titre d’exemple, il existe une première catégorie de documents dits “informatifs” :
    • l’annexe au bulletin de paie,
    • le Bulletin Social Individuel,
    • les fiches d’information en matière épargne salariale,
    • les attestations d’emploi,
    • le Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF aux CDD),
    • les livrets d’information sur les régimes de prévoyance, d’épargne salariale,
    • le certificat de travail,
    • Etc.
  • Et les autres documents dits “contractuels” au sens large du terme :
    • le  contrat de travail,
    • l’avenant au contrat de travail,
    • les avertissements,
    • la lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement,
    • la lettre de licenciement,
    • le protocole transactionnel,
    • Etc.

Dans ce contexte, compte tenu de la multiplicité et de la diversité des supports de communication, la dématérialisation du bulletin de paie trouvera également un maximum de sens auprès des salariés, à mon avis, si ce phénomène ne se limite pas au seul document mensuel.

Il conviendrait donc que la dématérialisation couvre également, dans un premier temps, les documents dits “informatifs”.

3. Est-il actuellement prévu au sein du cadre légal, une extension de la dématérialisation à ces documents “informatifs” échangés entre l’Employeur et le Salarié ?

En ce qui concerne les autres documents (“contractuels”), bien que des solutions existent pour certains (contrat de travail, envoi LRAR électronique), les contraintes en matière de preuve (et il en existe d’autres) limitent pour le moment, à mon sens, l’application des technologies de dématérialisation à ces documents.

4. Qu’en pensez-vous ?

Enfin, la dématérialisation du bulletin de paie permet à l’employeur de remettre le document, sous une autre forme que le format papier, au salarié en lui proposant également à ses frais (aux frais de l’employeur) un espace sécurisé de conservation couvrant au minimum la durée de carrière du salarié au sein de l’entreprise.

5. Quelles sont les règles précises prévues en cas de changement d’employeur ? (démission, licenciement, fin CDD…).

6. Est-ce que le salarié devra alors supporter les frais de conservation & d’archivage s’il décide de conserver le support initialement proposé par son précédent employeur ?

7. Lorsque le salarié retrouve un autre emploi et que le nouvel employeur propose un autre support de conservation et d’archivage, comment doit-être gérée cette situation ? (conservation de deux supports distincts, rapatriement sur le deuxième support, comment, à quel coût et pour qui …?).

8. Lorsqu’un salarié accepte la proposition de dématérialisation des bulletins de paie au cours de sa carrière, les bulletins qui lui auront été remis précédemment demeurent sous format papier. Sera-t-il possible pour le salarié de numériser ses bulletins de paie et de les conserver au sein du même support ?

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