Méthodologie pour réussir son projet de mise en oeuvre de la N4DS

Le 18/10/2011 par Anne LEBARBENCHON
A un peu plus de 90 jours de l’échéance délicate du 31 janvier 2012, il m’a paru intéressant de vous livrer quelques clés méthodologiques pour la réussite de votre projet de mise en œuvre de la N4DS.

La mise en œuvre de la N4DS en 5 étapes :

  • Obtenir de l’information

La commission de la norme a publié, le 5 mai 2011, le cahier technique de la N4DS, version V01X06. Lire ce document peut paraitre fastidieux, les pages sont nombreuses et le texte parfois abscons ! Néanmoins, il fourmille d’indications. A défaut et a minima, il faudrait lire les fiches d’aide au remplissage.

Ces documents sont téléchargeables sur le site e-ventail.fr  (cliquer au paragraphe N4DS).

  • Quelles sont les rubriques à renseigner

Les codes Populations

Véritable nouveauté de la norme 4DS, le code Population va servir de guide au remplissage des rubriques de la norme, en permettant de déterminer lesquelles sont à renseigner et lesquelles sont à laisser de côté.

Au nombre de 7, les populations sont largement décrites p. 107 du cahier technique. Il s’agit de :

10 : Salariés sous contrat de droit privé dans le privé ou les EPIC
11 : Intermittents du spectacle
13 : Salariés sous contrat de droit privé dans des organismes de droit public
14 : Fonctionnaire détaché comme salarié sous contrat de droit privé
40 : Fonctionnaires et « ouvriers d’État »
42 : Élus
43 : Agent de droit public non fonctionnaire

Les organismes destinataires

Outre le Centre National – TDS, (CN-TDS) en charge de la réception des DADS-U et de leur contrôle de forme, un certain nombre d’organismes de protection sociale (OPS) seront destinataires de votre déclaration. Il s’agit de caisses de retraite (IRCANTEC, AGIRC-ARRCO, Service des Retraites de l’Etat – SRE -, RAFP), d’organismes de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.

Les OPS destinataires déterminent les structures que vous aurez à renseigner pour votre déclaration.

Ainsi, la combinaison code Population – OPS destinataires vous permet de cerner les rubriques qui vous concernent parmi les quelques 669 rubriques que compte la N4DS.

  • Analyse des rubriques à déclarer

Les zones de montants

Les montants à déclarer, véritable enjeux de votre déclaration, doivent faire l’objet d’une attention particulière. Elles correspondent le plus souvent à des rubriques de paie et vous les retrouverez sur vos bulletins de paie ou sur les journaux de paie. Pour chaque zone montant il faut donc déterminer la ou les rubrique de paie à prendre en compte.

Vous n’avez pas de rubriques de paie pour un montant ?

Soit l’information se trouve auprès d’un organisme externe (cas de l’Épargne Salariale ou des Frais, par exemple), soit elle n’existe pas dans le SIRH actuel. Pour cette année il vous faudra choisir entre déclarer avec ce que vous avez, qui pourrait être 0, ou reconstituer le montant d’une manière ou d’une autre, vraisemblablement à l’aide d’un tableur.

Il va sans dire qu’il faut d’ores et déjà se préparer à créer cette rubrique de paie manquante pour 2012 !

Les zones autres que des montants

Pour ce type de zone, il s’agit avant tout de savoir si vous êtes concerné ou non par la rubrique. Si oui, il faut donc chercher où se trouve l’information dans le SIRH afin de pouvoir mettre les 2 informations en regard l’une de l’autre.

Vous n’avez pas l’information dans votre SIRH ?

Là aussi il vous faudra déterminer la marche à suivre pour cette année : faire “l’impasse” sur la rubrique si celle-ci n’est pas obligatoire ou reconstituer l’information et la saisir quelque part dans le SIRH. En tout état de cause, il faut prévoir d’enrichir votre SIRH pour 2012.

  • Préparer les contrôles

Les cas tests

Certaines populations sont plus difficiles que d’autres à déclarer et demandent plus de contrôle. Il s’agit des populations particulières, telles que les apprentis, les mandataires sociaux, les expatriés, les fonctionnaires détachés

Mais également les salariés entrés ou sortis dans l’année, ainsi que les absents quelque soit le motif.

Vous établissez une liste de salariés répondant à l’un ou l’autre (ou plusieurs) de ces cas tests, et vous pourrez ainsi contrôler rapidement que ces populations sont correctement déclarées.

Complétez la liste de cas tests avec toutes les paies qui vous ont posé quelques soucis en cours d’année (annulation, rappel à tort, forçages divers).

Les montants à déclarer

Votre DADS-U pourrait être rejetée, même si elle passe les contrôles de forme, si les montants sociaux déclarés ne correspondent pas aux montants du Tableau Récapitulatif Annuel (TRA) dont l’échéance est également le 31 janvier.

Pour simplifier les contrôles de vos fichiers DADS-U, préparez un document récapitulatif par établissement de ces dits montants sociaux.

Les montants fiscaux ne sont cependant pas à négliger, un certain nombre d’entre eux se retrouvant sur la feuille d’impôt sur le revenu de vos salariés. Là aussi il convient de préparer un document récapitulatif des montants attendus en DADS-U.

  • Anticiper les demandes aux services externes

Certains montants ne sont pas calculés par la paie et peuvent faire l’objet d’une gestion par des services externes à la Paie. Demandez aux services en question de préparer les montants à déclarer, par salarié et par type de montant.

Traditionnellement, les montants concernés par ces services externes sont :

  • L’épargne salariale (intéressement, participation, versement au plan d’épargne)
  • Les remboursements de frais
  • Les stocks options et actions gratuites
  • Les chèques vacances et les CESU

Plus vite vous disposerez de ces informations par salarié, plus vite vous pourrez intégrer les montants dans votre DADS-U.

Pour mémoire, les enjeux de la N4DS sont :

  1. La mise en place d’un référentiel unique dans un objectif d’industrialisation des déclarations, avec la capacité de porter des futures déclarations telles que la DSN (si celle-ci voit le jour).
  2. Faire évoluer la norme DADS-U actuelle, pour éviter les grands bouleversements liés à son côté «monolithique».
  3. L’ouverture vers de nouveaux organismes ou administrations destinataires.

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