Article mis à jour le 27/09/2017
Agendrix est une solution modulaire de planification des horaires, de gestion des temps et activités et de gestion des resources. Les 3 modules peuvent s’utiliser de façon unitaire ou complémentaire. La solution comprend une plateforme web accessible par ordinateur et une application mobile accessible sur smartphone (iOS et Androïd) et sur tablette.
L’ensemble des données gérées s’exporte sous la forme de rapports au format Excel ou PDF pour faire l’objet d’une analyse, d’une diffusion et d’une intégration en paie des heures travaillées (nombre d’heures planifiées/réalisées par salarié au planning de la journée, nombre de salariés présents/en retard/absents à chaque heure de la journée, demandes de congé formulées/en attente d’approbation/approuvées…).
La gestion des plannings et horaires
Agendrix est une application de gestion d’horaires qui vous aide à planifier les plages de travail et à communiquer efficacement leurs affectations aux salariés. À partir d’une tablette, d’un téléphone ou d’un ordinateur, créez les plannings, informez par notification et envoyez en quelques clics les horaires et lieux de travail à chacun, ainsi que le planning de l’équipe le cas échéant.
Fonctionnement :
- Une seule action suffit pour alerter (notification sur appareil mobile, courriel, Facebook) les salariés qu’un nouvel horaire qui les concerne est publié, qu’une modification a été effectuée ou bien qu’une demande a été autorisée ou refusée.
- Les horaires sont accessibles partout et pour tous depuis l’application web et mobile.
- Les salariés peuvent transmettre leurs demandes de congé et changements de disponibilités directement via Agendrix, de manière centralisée. Dès qu’une demande est approuvée elle devient visible dans le planning.
- Les salariés reçoivent une alerte avant le début de leur plage de travail. En complément, avec Temps et Présences, Agendrix peut alerter automatiquement les salariés lorsqu’ils n’ont pas pointé leur présence à l’heure de début de la plage horaire de travail prévu.
- Proposez des plages de travail à combler aux personnes disponibles. Celles-ci sont aussitôt alertés et peuvent se porter volontaires pour combler les postes vacants. Agendrix vous aide ensuite à déterminer à quel salarié assigner la plage horaire en fonction de l’ancienneté, des disponibilités et des différentes contraintes à respecter. Vous pouvez gagner encore plus de temps en utilisant l’option qui approuve automatiquement la proposition du premier employé s’étant porté volontaire.
- Visualisez qui a déjà pris connaissance de la dernière version de la planification horaire. Au besoin, vous pouvez même activer l’option de confirmation de présence pour que vos salariés confirment qu’ils seront présents.
La gestion des temps, présences et activités avec Agendrix
Le module Temps et Présences contient des fonctionnalités conçues pour maîtriser et optimiser les coûts de main-d’œuvre.
Fonctionnement : Définissez un objectif hebdomadaire, inscrivez votre budget de coûts de main-d’oeuvre ou les revenus estimés par jour, et laissez le système faire les calculs de coût automatisés. Prenez de meilleures décisions en fonction de votre budget et ajustez votre planification en temps réel en fonction des résultats.
Exemples de fonctionnalités :
- Alertes instantanées aux gestionnaires concernant les absences et les retards.
- Pointage du temps sur des terminaux web (tablette ou ordinateur).
- Pointage par GPS sur l’application mobile Agendrix, restreignant le pointage des salariés sur les sites où ils sont assignés.
- Règles de système préétablies pour empêcher le pointage lorsque les employés ne sont pas planifiés à l’horaire.
- Règles pour ajuster automatiquement les entrées de temps.
- Déduction des pauses non-payées automatiquement.
La gestion des ressources
Ce module comporte des fonctionnalités complémentaires aux 2 autres.
Fonctionnement :
- Facilitez la coordination des déplacements des salariés vers de multiples endroits (clients, patients, locaux, chantiers, etc.) en assignant de l’équipement ou des véhicules aux salariés et en les alertant instantanément et automatiquement lorsqu’une ressource leur est affectée ou lorsqu’un changement survient.
- Informez les collaborateurs de l’endroit où ils doivent se rendre, du matériel à emporter, du véhicule à utiliser, etc. Leur planning complet ainsi que la liste de toutes les ressources qui leur sont affectées se consultent à partir de leur téléphone mobile.
Les feuilles de temps se bâtiront au fur et à mesure du pointage des salariés sur un lieu de travail, de manière géolocalisée ou par téléphone. - Evitez la surréservation de ressources en créant des ressources exclusives qui ne peuvent pas être assignées à plus d’un salarié sur une même période de temps.
- Visualisez l’historique complet de l’affectation des ressources.
- Générez un rapport du nombre total d’heures assignées à chacune des ressources.
- Centralisez les directives, les informations sur les clients ou le matériel, les choses à faire et à éviter, la portée des projets, etc.
- Utilisez le « babillard » pour envoyer vos communications et vos politiques de travail aux groupes d’employés de votre choix. Au besoin, demandez aux salariés de confirmer la réception du message ou invitez-les à ajouter leurs commentaires.
Tarifs :
- Gestion des Horaires/Plannings/Planification : + $USD 1.50 par mois et par utilisateur (minimum $USD 22.00 par mois).
- Gestion des Temps et Présences : + $USD 1.50 par mois et par utilisateur (minimum $USD 22.00 par mois).
- Gestion des ressources : + $USD 50.00 par mois (ressources illimitées).
