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Logiciels de Gestion des Temps – Obligations du gestionnaire de paie & erreurs dans la paie

J’adore ce type d’article !

J’apprécie encore davantage être informée de sa publication, par le responsable de sa mise en ligne lui-même, avant de prendre connaissance de l’alerte google ou tweetbeep sur mon téléphone.

Voici les auteurs de l’article dont certains extraits sont repris ci-dessous :

Antoine JUILLARD
Master II en Droit des contentieux

Gilles SATGE
PDG de Lucca et éditeur de UGO Congés

Pierre-Jean FABAS
Formateur Paye

Damien WERBROUCK
Président du C.A. de dws.fr, éditeur du logiciel de gestion des absences Fastilog

Nathalie SORIANO
Gestionnaire et analyste de Paie

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Les logiciels de gestion du temps de travail et de gestion des congés facilitent la gestion des ressources humaines mais certains employeurs en font une mauvaise utilisation qui conduit à des erreurs dans les paies.

I) Que sont ces logiciels de gestion du temps de travail ?

    Ces logiciels permettent facilement de gérer les plannings des congés et des absences (en workflow), les demandes de congés, la gestion des compteurs et une interface avec une gestion des variables de paie ou vers un logiciel de paie (SAGE, ADP-GSI, CEGID, CCMX…).

    Ils se présentent le plus souvent sous la forme de tableaux configurables indiquant par diverses couleurs les présences et absences des employés. Chaque ligne représente le planning d’un employé ce qui permet de visualiser rapidement et efficacement le temps de travail ainsi que les droits à congé de chacun.

    II) Les limites de ces logiciels

    A) Les utilisations à risque

    • Il ne faut pas croire que l’utilisation de ces logiciels peut remplacer la gestion humaine du temps de travail.
    • Il serait erroné de penser que l’emploi d’un de ces logiciels peut dispenser le gestionnaire de paie du suivi des congés.

    B) Le risque d’erreur dans le calcul de l’indemnité ou la complexité du mode de calcul

    • Il est nécessaire de vérifier laquelle des 2 solutions (maintien du salaire ou règle du 10ème) est la plus favorable au salarié.
    • Une systématisation du calcul entraînerait des erreurs incompatibles avec le code du travail (risque de rappel de salaire).

    Exemple :

    Un salarié a pris des jours de congé.
    Ceux-ci ne passent pas par la gestion de la paie mais uniquement par le logiciel de gestion du temps.
    Il sera alors demandé à la Paie la régularisation des compteurs afin de rectifier le nombre de jours de congés pris et restant.

    Dès lors, le calcul de l’indemnité la plus favorable au salarié devient impossible puisque le gestionnaire de paie n’a plus toutes les informations.

    C) Les obligations de suivi d’un gestionnaire de paie

      Il ressort de l’arrêté du 20 décembre 2005 (NOR : SOCF0512605A), relatif au titre professionnel de gestionnaire de paie, diverses obligations au titre de la responsabilité professionnelle du gestionnaire de paie.

      • Le gestionnaire de paie a la responsabilité, pour le compte de l’entreprise, du suivi, de l’analyse et du traitement des informations sociales.
      • Il assure le traitement de la paie à l’aide d’un logiciel dédié et sa vérification en fonction de la législation, des conventions collectives et des contrats de travail applicables.

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      Il est donc impératif que le gestionnaire de paie ait la maîtrise de toutes les informations chiffrées tenant au temps de travail des employés.

      III) Les arguments erronés des vendeurs de logiciels de gestion du temps

      • Puisqu’il est facultatif d’indiquer les droits à congés sur le bulletin de paie, on pourrait donc écarter la Paie de cette gestion.
      • Le logiciel se suffirait afin de gérer les droits et d’exporter les données mensuelles informatisées vers la Paie pour un traitement à la volée.
      • La paie ne peut pas fonctionner de manière systématique puisque sa gestion demande une connaissance approfondie du droit social.

      IV) Le bon emploi des logiciels de gestion des congés : une double gestion

      Ces logiciels doivent donc être utilisés avec une double gestion : une gestion humaine, les gestionnaire de paie, et une gestion informatique.

      […]

      Il est donc impératif que le système informatique de gestion des congés ne serve qu’à exporter les dates d’.absence et le nombre des jours pris sans inclure le compteurs des droits et que la paie reste maître sur les droits à congés payés.

      Source

      Antoine JUILLARD
      Master II en Droit des contentieux

      Lexique
      Workflow :

      Il s’agit d’une gestion de flux d’informations de travail. Un logiciel gère des processus de transmission de dossiers au sein d’un groupe de personnes. Il automatise des procédures de circulation d’informations depuis sa demande jusqu’à sa validation.
      Système d’Informations Ressources Humaines (SIRH) :
      Système informatique qui gère les problématiques de gestion interne des ressources humaines (formation, paie, recrutement, gestion des compétences, communication interne ).

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      – PDG de Lucca et éditeur de UGO Congés

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      Formateur Paye

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      Président du C.A. de dws.fr, éditeur du logiciel de gestion des absences Fastilog

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      Gestionnaire et analyste de Paies

      Carole Blancot À propos de Carole Blancot

      Carole Blancot est conférencière, formatrice, co-auteure de plusieurs ouvrages, blogueuse, Psychosociologue clinicienne psychothérapeute (Numéro ADELI : 78 93 1059 6), IPRP (n°IDF/2018/34), Présidente de SpotPink (agence de communication pour les acteurs des domaines RH et SIRH), et directrice générale de NumUP.
      Elle intervient en entreprise notamment pour la négociation ainsi que la mise en application du droit à la déconnexion et anime des cures de détox. digitale.
      Elle est co-auteure de 6 ouvrages spécialisés sur les médias sociaux et le Système d’Information en Ressources Humaines :
      - Guide du bon usage des outils numériques et de l'exercice de la déconnexion, Paris, Amazon, 2018, disponible aux formats Word (personnalisable), eBook Kindle et broché.
      - Barféty, Jean-Marc, Berthelot, Vincent, Clémentine, Daniel, Geuze, François, Just, Bernard, Lebarbenchon, Anne, Scouarnec, Aline, de Vulliod, Claire-Marie, Blancot, Carole (dir.), Gaspardo, Patrick (dir.), 20 années de SIRH et de services RH, Tampere, Atramenta, 2017, 229 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
      - Le cercle SIRH, Le SIRH Enjeux, bonnes pratiques et innovation, Paris, Edition Vuibert, 2017 [3e éd.], 448 p.
      - Les ressources humaines numériques en 32 témoignages - RH, formation, marque employeur, mooc, Editions Kawa, 2015, 146 p.
      - La communication de crise à l'heure des médias sociaux, Editions Atramenta, 2012, 100 p., disponible aux formats PDF, EPUB et broché.
      - Inondé sous les e-mails, résistez !, Edition Hachette Pratique, Février 2013, 224 p.
      Elle a (co)réalisé en 2015 la première étude portant sur le phénomène du FoMO et sur le niveau de dépendance des Français vis-à-vis des médias sociaux.
      Twitter : @CaroleBlancot

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