Gestion du bulletin de paie électronique : interview de l’AFNOR

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La nouvelle norme NF Z42-025 publiée le 4 mai dernier par l’AFNOR (Gestion du bulletin de paie électronique) prendra effet le 27 mai.

Nous avons souhaité interviewer l’AFNOR sur le sujet. Je remercie Olivier TEITGEN (Chef de projet, Département Transport Énergie et Communication, AFNOR) d’avoir bien voulu nous apporter les réponses ci-dessous.

Questions de @caroleblancot

1- Pourquoi élaborer cette norme ?

Pour servir de guide à la mise en œuvre d’une solution de bulletin de paie dématérialisée.
La loi l’autorise, la norme propose une lecture de la loi sous forme de procédures concrètes à mettre en œuvre.

2- A qui cette norme s’adresse-t-elle ?

A tous : Salariés, Employeurs, Intégrateurs de solutions dématérialisées, associations professionnelles dans le monde IT et RH, sociétés de services de paie externalisée.

3- Combien de temps aura-t-il fallu pour élaborer cette norme ?

18 mois

4- Quelles sont les organismes qui auront contribué à sa naissance ?

Le projet a été initié par la société NOVAPOST, qui avait développé un solution de gestion du bulletin de salaire électronique.

Afnor avait lancé une consultation du grand public il y a plusieurs mois sur le sujet, quels sont été les retours de celle-ci ?

Les retours ont porté sur certains points précis (transmission électronique sécurisée comme alternative à un espace sécurisé de conservation,  durée de conservation des bulletins dans cet espace sécurisé  – qui s’apparente à un coffre-fort électronique -, modalités pratiques d’accord du salarié). Un consensus a été trouvé sur tous les points.

Pouvez-vous citer quelques recommandations de la CNIL en la matière ?

La CNIL a été contactée mais n’a pas souhaité participer aux débats.

Pouvez-vous préciser ce que l’on entend par scellement numérique ?

Procédé permettant de garantir, l’intégrité d’un document par l’utilisation conjointe de fonctions de hachage, de signatures numériques et optionnellement d’horodatage. Concrètement, il s’agit de l’ensemble des techniques permettant de garantir qu’un document n’a pas été modifié ou falsifié entre l’émetteur et le destinataire.

Que prévoit la norme pour ce qui concerne l’interopérabilité des coffres forts électroniques ?

Ce point n’a pas été traité dans la norme, car il n’est pas spécifique au bulletin de salaire, mais davantage au coffre-fort électronique lui-même.

Que signifie nœuds métadonnées bulletin de paie cités en annexe ?

Cela signifie que les métadonnées peuvent servir de point de connexion entre deux bases de données ou deux applications logicielles, et peuvent également servir de point d’entrée, d’identifiant,  ou de clé de recherche.

Est-il prévu de faire évoluer le contenu de cette norme et si oui y a-t-il une échéance prévue ?

Oui. Un premier inventaire des ajouts et modifications est prévu pour fin 2011. Aucune date n’est fixée à ce jour pour une publication de la version suivante. Il faudra prendre le temps de prendre en compte les premiers retours d’expérience.

Quelles difficultés avez-vous éventuellement rencontré dans le cadre de ce projet ?

Le caractère juridique du bulletin de paie a fait l’objet de nombreux débats, de même que les modalités de conservation dans l’espace sécurisé  de conservation.

Par quel lien et à quel tarif se procurer cette norme ?

Le prix est de 41,70 € et elle est disponible par ce lien vers la boutique AFNOR.

Questions de @gestiondelapaie

AFNOR a-t-il déjà “certifié” des Tiers de confiance en France pour la délivrance de signatures numériques ?

Non. Toute démarche de certification devrait de toute manière être précédée par la création d’une « marque «  de certification permettant de définir les critères exact servant de base à la certification. Il s’agit d’un projet à part entière, entièrement indépendant de l’activité de normalisation proprement dite.

Des sociétés de services de paie externalisée ont-elles été interrogées durant les 2 mois d’enquête ?

L’enquête est publique, ce qui signifie que personne n’est interrogé, mais que tout le monde peut répondre. En revanche, plusieurs sociétés de services de paie externalisé étaient membres de la commission de normalisation et ont activement participé aux travaux.

Questions de @dclementine

La dématérialisation du bulletin de paie prend tout son sens si elle dépasse le simple cadre Employeur-Salarié. En effet, la dématérialisation du bulletin de paie et la conservation de celui-ci sur un support sécurisé présentent de réels avantages pour l’employeur et le salarié s’ils peuvent interagir avec des entités tierces, telles que l’Administration par exemple, sans avoir à “re-matérialiser” celui-ci.

Pour l’employeur, les choses sont déjà très avancées avec les déclarations dématérialisées et les contrôles de l’Urssaf pouvant se faire sur des supports informatiques…etc. Par ailleurs, les bénéfices économiques, opérationnels et en termes d’image et de valeurs attachés à cette technologie sont connus pour l’Entreprise.

Réponse : il reste donc à promouvoir la dématérialisation des bulletins de paie auprès du salarié, qui rappelons le, ne pourra se faire sans l’accord formel et préalable de ce dernier.

Qu’en est-il pour les relations du salarié avec l’Administration ?

Réponse : à ce jour, l’administration n’est nullement tenue d’accepter un bulletin de salaire sous forme électronique. Il est à noter qu’un représentant du ministère du travail est venu à la réunion de démarrage de la commission. Lors de la phase d’enquête publique, le texte a été envoyé à cette personne, laquelle n’a émis aucun avis critique. Il est probable que l’administration accepte à court ou moyen terme les remises de bulletins de salaire électroniques dans un grand nombre de cas.

Est-ce que les différentes administrations sont préparées (ou sont du moins en cours de préparation) pour s’inscrire dans un mode de communication dématérialisée avec les salariés ?

Réponse : je n’ai pas d’information à ce sujet

Par ailleurs, les échanges écrits au sein du couple employeur-salarié ne se limitent pas uniquement au bulletin de paie remis mensuellement, bien que ce document légal et règlementé constitue un élément majeur de la relation contractuelle.

D’autres documents sont échangés :

  • A titre d’exemple, il existe une première catégorie de documents dits “informatifs” :
    • l’annexe au bulletin de paie,
    • le Bulletin Social Individuel,
    • les fiches d’information en matière épargne salariale,
    • les attestations d’emploi,
    • le Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF aux CDD),
    • les livrets d’information sur les régimes de prévoyance, d’épargne salariale,
    • le certificat de travail,
    • Etc.
  • Et les autres documents dits “contractuels” au sens large du terme :
    • le  contrat de travail,
    • l’avenant au contrat de travail,
    • les avertissements,
    • la lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement,
    • la lettre de licenciement,
    • le protocole transactionnel,
    • Etc.

Dans ce contexte, compte tenu de la multiplicité et de la diversité des supports de communication, la dématérialisation du bulletin de paie trouvera également un maximum de sens auprès des salariés, à mon avis, si ce phénomène ne se limite pas au seul document mensuel.

Réponse : il conviendrait donc que la dématérialisation couvre également, dans un premier temps, les documents dits “informatifs”.

Est-il actuellement prévu au sein du cadre légal, une extension de la dématérialisation à ces documents “informatifs” échangés entre l’Employeur et le Salarié ?

Réponse : je n’ai pas d’informations à ce sujet.

Qu’en pensez-vous ?

Réponse : le cas du bulletin de salaire était relativement aisé, car un bulletin de salaire n’est pas signé, et ne constitue pas une preuve au sens juridique du terme. Pour d’autres documents RH, tels que le contrat de travail, l’accompagnement d’une signature électronique serait indispensable. En ce qui concerne la Lettre Recommandée électronique, nous manquons d’expérience, car le décret d’application est sorti très récemment.

La dématérialisation du bulletin de paie permet à l’employeur de remettre le document sous une autre forme, que le format papier, au salarié en lui proposant également à ses frais (aux frais de l’employeur) un espace sécurisé de conservation couvrant au minimum la durée de carrière du salarié au sein de l’entreprise

Questions

a) Est-ce que le salarié devra alors supporter les frais de conservation & d’archivage s’il décide de conserver le support initialement proposé par son précédent employeur ?

Réponse : ces questions seront étudiées dans la prochaine version de la norme.

b) Lorsque le salarié retrouve un autre emploi et que le nouvel employeur propose un autre support de conservation et d’archivage, comment doit-être gérée cette situation ? (conservation de deux supports distincts, rapatriement sur le deuxième support, comment, et à quel coût et pour qui… ?)

Réponse : ces questions seront étudiées dans la prochaine version de la norme, en accord avec les travaux menés par ailleurs sur l’interopérabilité des coffres forts électroniques.

c) Lorsqu’un salarié accepte la proposition de dématérialisation des bulletins de paie au cours de sa carrière, les bulletins qui lui auront été remis précédemment demeurent sous format papier. Sera-t-il possible pour le salarié de numériser ses bulletins de paie et de les conserver au sein du même support ?

Réponse : cette question est laissée à l’appréciation de l’employeur.

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