Logiciels de Gestion des Temps – Obligations du gestionnaire de paie & erreurs dans la paie

« …Le système de gestion des congés ne doit pas calculer les droits à congés.
Au moins, la prise de position est claire et le parti pris assumé et argumenté !

J’ai bien évidemment un point de vue contraire au votre, mais je concède que le problème est réel.

Un logiciel de gestion des congés est un outil. Comme le montre bien l’article, si l’on s’en sert mal, il peut conduire à des erreurs.

Inversement, si l’on s’en sert correctement, il contribuera à une amélioration significative de la gestion des congés et absences.

En effet, un logiciel de paye n’est pas un outil idéal pour gérer les congés et absences. La logique d’un logiciel de paye, c’est d’être rétrospectif : la fiche de paye décrit le passé. La logique d’un logiciel de gestion des congés est essentiellement prospective : combien ai-je de jours de congés à ma disposition aujourd’hui, et combien en aurais-je quand je partirai en vacances ?

Ces deux logiques ont parfois du mal à cohabiter.

Les logiciels de gestion de congés présentent un autre avantage par rapport aux logiciels de paye. L’expérience montre qu’un logiciel de paye est plus efficace pour calculer la paye que les congés. Je ne compte plus le nombre de sociétés qui ont abandonné tout espoir de paramétrer correctement leur logiciel de paye sur ce sujet, et qui finissent par se résoudre à gérer leurs jours de congés, RTT, fractionnement, ancienneté à la main ou avec Excel.

Il y a donc une réelle logique à séparer les rôles et utiliser un logiciel de paye pour la paye et un logiciel des congés pour les congés.

Quand au problème technique lié à cette ségrégation des tâches et concernant l’application de la règle du dixième, il est en grande partie résolu par la mise en place d’une interface entre la paye et la gestion des congés.
C’est d’ailleurs maintenant une des responsabilités du gestionnaire de paye de s’assurer de la correcte mise en place et du correct fonctionnement de cette interface… »
Gilles Satgé
+ 33 (0)1 53 58 14 69
PDG lucca.fr

www.ugosoftware.com/

Effectivement, les logiciels permettant la gestion des congés payés ne peuvent être utilisés de façon exclusive.

Ils ne peuvent remplacer totalement le rôle du gestionnaire de paye et notamment sur les points suivants :

1. Le chiffrage du droit aux congés payés :

Il est une erreur commune à pas mal de personnes qui gèrent actuellement les congés payés.

N’oublions pas que le nombre de jours de congés payés acquis pour la période 01^er juin N – 31 mai N+1 n’est définitif qu’à la clôture des congés payés, soit au 31 mai N+1.

C’est ainsi que les gestionnaires de paye doivent mettre en garde les utilisateurs de ce genre de logiciels, et même des logiciels de paye en indiquant que le chiffrage réalisé « mois par mois » n’est pas définitif.

Pour mieux me faire comprendre, je vais faire appel à un exemple :

• Supposons le salarié absent pendant 22 jours pendant un mois.
• Le logiciel de gestion de congés (ou le logiciel de paye) aurait la tentation de réduire le droit aux congés payés acquis pour le mois.
• Ainsi le salarié n’aura pas acquis 2.50 jours ouvrables de congés payés, mais peut être 1 jour voire pas de jours acquis.
• Si à la fin de la période de référence, soit au 31 mai N+1,  le salarié n’a jamais été absent (sauf pendant ces 22 jours) le droit aux congés payés sera complet, et c’est le gestionnaire de paye qui jouera alors le rôle de « garde fou ».

2. La gestion des jours de fractionnement :

Dans ce domaine, il est important aussi de faire intervenir le gestionnaire de paye et de ne pas laisser une totale indépendance au logiciel de gestion des congés payés.

Pour mémoire, il faut se souvenir que le calcul d’éventuels jours de fractionnement ne peut se faire qu’au 31 octobre N+1 (fin de la période estivale) pour des droits acquis pendant la période de référence (01^er juin N au 31 mai N+1)

Légalement, le droit aux jours de fractionnement se réalise en fonction du solde du congé principal (soit sur les 4 semaines) mais il faut tout de même vérifier si l’entreprise n’effectue pas le calcul sur la totalité des congés payés (soit sur les 5 semaines) car cela existe actuellement.

Les conditions légales indique que si le solde du congé principal est de :

• Au moins 6 jours, le salarié aura droit à 2 jours de fractionnement
• De 3 à 5 jours, le salarié acquiert 1 jour de congé de fractionnement.

Mais dans la réalité, les choses ne sont pas aussi simples et les jurisprudences fréquentes nous l’indiquent.

Si c’est l’employeur qui est à l’origine du fractionnement, les jours supplémentaires de congés payés sont automatiquement dus.

Si c’est le salarié qui est à l’origine, les choses sont moins simples car il faut envisager plusieurs cas de figure :

• 1)  Le salarié demande à fractionner ses congés payés : l’employeur accepte et lui attribue des jours de fractionnement si le solde au 31 octobre est suffisant.
• 2)  Le salarié demande à fractionner ses congés payés mais l’employeur refuse, le fractionnement est impossible.
• 3)  Le salarié demande à fractionner ses congés payés, l’employeur accepte mais lui demande à renoncer aux jours de fractionnement (le salarié pourra accepter ou renoncer au fractionnement)

Nous constatons que nous devons faire appel à des considérations particulières et à traitement « humain ».

3. La « traduction » jours ouvrés/jours ouvrables :

Le code du travail prévoit le calcul du droit aux congés payés en jours ouvrables, mais certaines entreprises chiffrent ce droit en jours ouvrés.

Il faut alors se méfier d’une traduction « stricte » du droit !

En effet, indiquer à un salarié qui justifie d’une présence sans aucune absence pendant la période de référence que son droit en jours ouvrables de 30 jours correspond à 25 jours ouvrés serait une erreur fatale !

Prenons un exemple :

• Un salarié part en congés payés pendant une semaine complète, dans laquelle figure un jour férié habituellement chômé dans l’entreprise qui se situe le samedi.
• Dans un décompte en jours ouvrables :
• Le salarié aura utilisé 5 jours de congés (du lundi au samedi moins le samedi férié)
• Dans un décompte en jours ouvrés :
• Le salarié aura utilisé 5 jours de congés (du lundi au vendredi, le samedi n’est pas compté dans ce le décompte en jours ouvrés)
• Le salarié sera alors lésé, l’entreprise devra lui attribuer un jour de congé supplémentaire.
• Il me semble dangereux de laisser cette gestion particulière à un logiciel, il est prudent de faire appel à un gestionnaire de paie.

En conclusion, les logiciels de gestion des congés payés peuvent être une aide non négligeable pour les gestionnaires de paye, les responsables RH, les chefs d’entreprise et les salariés.

Ils ne peuvent selon moi, gérer en toute autonomie la totalité des particularités liées à la gestion des congés payés

J’ai lu avec toute l’attention qu’il mérite votre article concernant l’objet en référence.

Sans vouloir nous substituer à nos confrères, ni en faire une généralité, nous sommes parfaitement d’accord à vos propos.

Fastilog indique aux salariés la situation de leurs droits en terme de congés par rapport aux congés dus en début de période, à ceux qui ont été pris, ou  accordés non encore pris.

Il a pour objectif de simplifier la gestion des demandes et le suivi du planning,  et fournit au logiciel de paie le décompte des congés pris par nature.

C’est bien au logiciel de paie de calculer, sous la responsabilité de son gestionnaire, les congés acquis, et les montants dus suite aux congés pris dans la période.

Le logiciel Fastilog se substitue à la saisie du décompte des heures ou jours de congés pris (élements variables de paie) et rien d’autre.

Concernant les heures supplémentaires, heures de nuit, jours fériés, calculs de récupérations ou compensations éventuelles, et autres décomptes, le logiciel FASTILOG prépare les décomptes en fonction des temps constatés (pointages) et du paramétrage réalisé par le responsable qui ne peut être que le gestionnaire Paie.

Mais ce dernier se doit de vérifier la cohérence des informations fournies avant de les prendre en compte pour le traitement de la paie.

En cela les logiciels de gestion des temps, n’ont pas d’autre objectif que de calculer les temps de présence, et éventuellement préparer des décomptes de temps plus élaborés en vue de faciliter le traitement de la paie.