Article mis à jour le 29/12/2022
Après la phase d’élaboration d’un projet s’ensuit l’étape d’exécution. Cette étape est cruciale. La plupart du temps, elle est jalonnée de contraintes et implique la participation de nombreux acteurs. Une commission de coordination de mise en œuvre des activités est installée à cet effet. Cet article donne la composition et explique le rôle d’un comité de pilotage.
Comité de pilotage : le rôle du chef de projet
La réalisation et le bon aboutissement de tout projet demandent un travail minutieux et acharné. Pour ce faire, une instance décisionnelle et de suivi est souvent mise sur pied. Cette instance encore appelée comité de pilotage est constituée essentiellement des intervenants phares de divers secteurs du projet ainsi que du chef projet.
C’est en cela que réside le pouvoir du comité de pilotage de trancher sur toutes formes de questions ayant une répercussion importante sur le projet. Le chef projet se charge de faire parvenir au comité les données sur l’état d’avancement des travaux, les problèmes rencontrés et les perspectives futures. Ces informations permettent aux membres du comité de prendre des résolutions adéquates au bon déroulement et à la finalisation dans les délais requis du projet.
En plus des tâches d’organisation des réunions du COPIL (Comité de Pilotage), le chef projet veille à l’exécution des décisions qui en découlent. Il s’assure également de l’actualisation des documentations du projet (contrat interne et externe, chartes, procédure, plan projet…). Le chef projet tient à jour et veille aussi au suivi et à l’évaluation des outils de pilotage tels que : tableau de bord et tableau de risques, planning et indicateurs de pertinence (KPI).
Qu’en est-il de l’équipe qui intègre le comité de pilotage ?
Le comité de pilotage est composé du chef de projet, du représentant sponsor, des chefs-d’œuvre et de partenaires stratégiques. Le rôle de chaque membre est d’apporter son expertise spécifique dans la prise des décisions impactant l’ensemble du projet. Les résolutions souvent prises sont celles allant au-delà des prérogatives du chef projet.
Il peut s’agir notamment des révisions du coût global, de la durée, du contenu du projet ou un changement de partenariat. Les assises régulières du COPIL ont pour objectif de :
- maintenir l’engagement des donneurs d’ordres et l’organisation de base du projet,
- examiner l’alignement du projet avec les objectifs fixés,
- valider les résultats intermédiaires,
- émettre et anticiper des solutions sur les entraves au déroulement du projet,
- assigner les ressources et suivre la consommation budgétaire.
L’ensemble des missions du comité de pilotage favorisant une orientation stratégique du projet. Grâce à l’agilité de l’équipe constituant le comité, on note une maîtrise des risques et une optimisation de la gestion du projet.
À qui s’adresse le reporting dans un comité de pilotage ?
La mise en lumière des informations clés et le reporting régulier assurent la prise de décision éclairée en temps et en heure. Ce devoir de reporting effectué par le chef projet est adressé à l’ensemble des membres du comité de pilotage. Ceci permet à tout le monde d’être au même titre d’informations sur l’avancement du projet et sur les éventuels changements.
