FAQ Comité de pilotage

Article mis à jour le 05/01/2023

Qu’est-ce qu’un comité de pilotage et à quoi sert-il ?

Un comité de pilotage est une instance de décision et de suivi, généralement composée de membres de l’entreprise (dirigeants, responsables de département, etc.), qui a pour mission de veiller à la mise en œuvre et au respect des objectifs fixés par la direction.

Le comité de pilotage a pour rôle de :

• Suivre l’avancement des projets et des actions menées dans l’entreprise,
• S’assurer que les ressources (humaines, financières, matérielles) sont correctement utilisées et allouées,
• Identifier les écarts entre l’état initial prévu et l’état final atteint, et proposer des solutions pour y remédier,
• Faire le point sur les résultats obtenus et sur les indicateurs clés de performance (KPI),
• Prendre des décisions stratégiques et opérationnelles pour orienter l’entreprise vers ses objectifs.

Le comité de pilotage peut être mis en place dans le cadre de la gestion de projet, mais il peut également être un outil de gestion au quotidien pour suivre l’ensemble des activités de l’entreprise. En général, il se réunit régulièrement (mensuellement, trimestriellement, etc.), en fonction des besoins de l’entreprise et de l’avancement des projets.

Comment mettre en place un comité de pilotage efficace ?

1. Définir clairement les objectifs et les missions du comité de pilotage : il est important de déterminer précisément les missions du comité et les objectifs qui doivent être atteints. Cela permettra de définir les indicateurs de performance à suivre et de mesurer l’efficacité du comité.
2. Choisir les membres du comité de pilotage : il est essentiel de sélectionner des membres qui ont les compétences et les connaissances nécessaires pour apporter une contribution significative au comité. Il est également important de veiller à ce que le comité soit représentatif de l’ensemble de l’entreprise, afin d’assurer une prise en compte de tous les enjeux et de toutes les perspectives.
3. Définir les modalités de fonctionnement du comité de pilotage : il est important de fixer les règles de fonctionnement du comité, en particulier la fréquence et la durée des réunions, les modalités de préparation et de diffusion des documents, les procédures de prise de décision, etc.
4. Prévoir un système de suivi et de reporting : il est crucial de mettre en place un système de suivi et de reporting pour s’assurer que les objectifs du comité sont atteints et pour mesurer l’efficacité du comité. Cela peut se faire par la mise en place d’indicateurs de performance, la réalisation de bilans réguliers, etc.
5. Assurer une communication efficace : il est important de veiller à ce que l’information soit diffusée de manière claire et transparente à l’ensemble des membres du comité et de l’entreprise. Cela peut se faire par la tenue de réunions régulières, la diffusion de comptes-rendus, etc.

En mettant en place ces différents éléments, vous devriez être en mesure de mettre en place un comité de pilotage efficace, capable de suivre l’avancement des projets et des actions menées dans l’entreprise et de prendre les décisions stratégiques et opérationnelles nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.

Les bonnes pratiques pour animer un comité de pilotage

Nous vous proposons une liste de bonnes pratiques pour animer un comité de pilotage :

1. Préparer et diffuser à l’avance l’ordre du jour et les documents de réunion : il est important de préparer l’ordre du jour et les documents de réunion à l’avance, de les diffuser à l’ensemble des membres du comité et de s’assurer que chacun a eu le temps de les consulter avant la réunion. Cela permettra d’optimiser le temps de la réunion et de faciliter les échanges et les prises de décision.
2. Prévoir un temps d’échange et de discussion : il est important de ne pas se contenter de présenter les informations et de passer rapidement aux décisions. Il faut également prévoir un temps d’échange et de discussion pour permettre aux membres du comité de s’exprimer et de faire part de leurs idées et de leurs points de vue.
3. Mettre en place un système de prise de notes : il est utile de mettre en place un système de prise de notes pour consigner les décisions prises et les tâches à effectuer. Cela permettra de s’assurer que les informations sont bien diffusées et que les tâches sont bien affectées aux personnes responsables.
4. Prévoir un temps de suivi et de bilan : il est important de prévoir un temps de suivi et de bilan régulier pour s’assurer que les objectifs du comité sont atteints et pour mesurer l’efficacité du comité. Cela peut se faire par la mise en place d’indicateurs de performance, la réalisation de bilans réguliers, etc.
5. Favoriser la participation de tous les membres : il est important de favoriser la participation de tous les membres du comité et de veiller à ce que chacun puisse s’exprimer et faire part de ses idées et de ses points de vue. Cela peut se faire en encourageant l’échange et en veillant à ce que chaque membre ait l’opportunité de s’exprimer.

En suivant ces bonnes pratiques, vous devriez être en mesure d’animer un comité de pilotage efficace et participatif, capable de prendre les décisions stratégiques et opérationnelles nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.

Les erreurs à éviter dans la gestion d’un comité de pilotage

5 erreurs à éviter dans la gestion d’un comité de pilotage :

1. Ne pas définir clairement les objectifs et les missions du comité : il est essentiel de déterminer précisément les missions du comité et les objectifs qui doivent être atteints. Si ces éléments ne sont pas clairement définis, il sera difficile de mesurer l’efficacité du comité et de prendre les décisions stratégiques et opérationnelles nécessaires.
2. Choisir des membres qui ne sont pas impliqués ou qui n’ont pas les compétences nécessaires : il est important de sélectionner des membres qui ont les compétences et les connaissances nécessaires pour apporter une contribution significative au comité. Si les membres du comité ne sont pas impliqués ou ne possèdent pas les compétences adéquates, le comité risque de ne pas être efficace.
3. Ne pas prévoir de temps d’échange et de discussion : il est important de ne pas se contenter de présenter les informations et de passer rapidement aux décisions. Il faut également prévoir un temps d’échange et de discussion pour permettre aux membres du comité de s’exprimer et de faire part de leurs idées et de leurs points de vue.
4. Ne pas mettre en place un système de prise de notes : il est utile de mettre en place un système de prise de notes pour consigner les décisions prises et les tâches à effectuer. Si ce système n’est pas mis en place, il risque d’y avoir des oublis et de la confusion quant aux tâches à effectuer et aux personnes responsables.
5. Ne pas prévoir de temps de suivi et de bilan : il est important de prévoir un temps de suivi et de bilan régulier pour s’assurer que les objectifs du comité sont atteints et pour mesurer l’efficacité du comité. Si ce temps n’est pas prévu, il sera difficile de savoir si les objectifs sont atteints et de mesurer l’efficacité du comité.

En évitant ces erreurs, vous devriez être en mesure de mettre en place et de gérer efficacement un comité de pilotage, capable de suivre l’avancement des projets et des actions menées dans l’entreprise et de prendre les décisions stratégiques et opérationnelles nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.

Le rôle du comité de pilotage dans la prise de décision stratégique

Le comité de pilotage joue un rôle important dans la prise de décision stratégique de l’entreprise. En effet, il est chargé de veiller à la mise en œuvre et au respect des objectifs fixés par la direction, et de prendre les décisions nécessaires pour orienter l’entreprise vers ses objectifs.

Dans ce cadre, le comité de pilotage peut :

• Évaluer les opportunités et les risques liés aux différentes options stratégiques proposées,
• Faire le point sur l’avancement des projets et des actions menées dans l’entreprise, et identifier les écarts entre l’état initial prévu et l’état final atteint,
• Proposer des solutions pour remédier aux écarts constatés et pour atteindre les objectifs fixés,
• Valider ou rejeter les décisions stratégiques proposées par la direction.

Le comité de pilotage est donc un outil de gestion stratégique qui permet de s’assurer que les décisions prises par la direction sont en adéquation avec les objectifs de l’entreprise et que les ressources (humaines, financières, matérielles) sont correctement utilisées et allouées.

Soulignons que le comité de pilotage n’a pas de pouvoir de décision absolu : il doit travailler en collaboration avec la direction et prendre en compte les avis et les préconisations des différents membres de l’entreprise. Cependant, il a un rôle central dans la prise de décision stratégique, et ses avis et ses recommandations doivent être pris en compte par la direction.