Article mis à jour le 09/06/2011
Le point de vue du blogger :L’objet de cet article est de vous prouver qu’en adoptant simplement la dématérialisation et l’archivage probant de ses bulletins de paie, l’entreprise retire les bénéfices immédiats suivants :
- la vertu de mettre en œuvre une politique éco-responsable,
- l’économie annuelle de 15000€ environ pour une entreprise de 1500 salariés,
- l’amélioration et la modernisation des services rendus à ses salariés,
- la diminution des risques de fraude, des risques sociaux et juridiques,
- la suppression de tâches à faible valeur ajoutée.
Je vous invite à procéder, dans cet objectif et dans votre contexte, à l’estimation du coût de revient d’un bulletin de paie produit et émis (en mode non dématérialisé) au sein de votre entreprise.
[L’estimation du prix de revient pour un acteur RH spécialisé dans la production sous-traitée de ce type de document pourra faire l’objet d’un autre article].
– Achat de papier (simple ou alors filigrané, logotypé à l’effigie de l’entreprise…) : 12 à 18 pages en moyenne par an et par salarié puisque certains mois, le bulletin ne s’éditera pas sur moins de 2 pages.
– Achat d’enveloppes destinées à la distribution du document confidentiel (selon caractéristiques et volumes commandés).
– Coût de l’usage (propriétaire ou locataire) des machines d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement + coûts de main d’œuvre spécifique.
– Coût des encres et autres fournitures associées à l’édition et à la copie pour archivage.
– Coût annuel du gestionnaire de paie [salaire annuel + charges patronales + coûts fixes associés à cette personne] dont la fourchette est comprise entre 65 et 85 k€. Il est d’usage de compter un équivalent temps plein pour 350 salariés environ.
– Coût de rebus et de réimpression au terme du contrôle visuel post première impression, à l’initiative de l’employeur.
– Coût de l’usage d’une solution de gestion informatisée (mode propriétaire ou locatif) + coût des machines associées (achat/location, surveillance/maintenance/mises à jour : ordinateurs, serveurs, logiciels…).
– Coûts fixes liés aux matériels et lieux de stockage et d’archivage par l’employeur (armoires, classeurs, loyers, assurances) pendant la durée minimum légale (exemples : contrat de travail = 30 ans et bulletin de paie = 5 ans).
– Coût d’affranchissement pour la distribution postale lorsque le document n’est pas remis en mains propres dans les locaux de l’entreprise (0,56 € minimum par envoi et document depuis le 02/03/2009).
– Coût de gestion des NPAI et des réimpressions/réexpéditions demandées par les salariés.
Selon les options prises par les entreprises, à l’ensemble de la chaîne de production et de distribution d’un bulletin de salaire, je ne serai pas surprise que le coût de revient annuel total soit d’environ 362.000€ pour une entreprise de 1500 salariés.
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