Article mis à jour le 06/12/2009
Il ne reste plus que 4 mois avant la sortie de la première paie en réel avec votre nouvelle solution de gestion.La plupart des entreprises veillent à ce qu’en effet la première paie en réel se déroule au mois de janvier de sorte à ce les cumuls notamment s’incrémentent bien ensuite tout au long d’un exercice fiscal concerné.
Cette première paie en réel clôture la période de déploiement au cours de laquelle auront été réalisées les différentes étapes de la gestion de votre projet (analyse, paramétrisation, imports et/ou saisie de données, prototypage, tests de fonctionnement, bulletins doublons ou plus généralement bulletins de tests, édition test de la post-paie, simulation de cas courants et particuliers).
Il est communément admis que plus la taille de l’entreprise et/ou la complexité de sa gestion sont significatives, plus la contractualisation avec l’éditeur, l’intégrateur, le prestataire d’externalisation ou l’expert comptable s’effectue tôt au cours de l’année qui précède le démarrage en réel.
Ainsi, habituellement la contractualisation s’effectue entre 4 à 8 mois avant l’avènement de la première paie en réel pour des entreprises de moins de 1000 salariés. Celles de taille supérieure contractualisent le plus souvent au cours du premier trimestre de l’année N-1 voire de l’année N-2.
Dans tous les cas, le contrat (ou une de ses annexes) stipule les dates limites, objectifs, responsabilités des partie, méthodologie et jalons de la gestion de votre projet.
Au regard de ce qui vient d’être dit, dans de très nombreux cas, celui-ci se déroule de septembre à mi-janvier de sorte à disposer du temps nécessaire pour réaliser les actions prévues et mettre en œuvre, de façon anticipée idéalement, les inévitables actions correctives.
Certaines entreprises occupant moins de 100 à 200 salariés peuvent être amenées, pour des raisons diverses, à décider un changement de solution qui devra être effectif au terme du mois de janvier. Celles-ci, parfois sous l’effet de la pression de l’interlocuteur commercial du potentiel fournisseur, contractualisent même au cours du mois d’octobre pour atteindre les mêmes objectifs que ceux des autres entreprises précitées.
J’attire votre attention sur le fait que la période qui débute le 01/10/09 et qui se termine à la fin du mois de février suivant est celle où on enregistre le plus fort taux d’activité au sein des cabinets d’expertise comptable et prestataires d’externalisation notamment mais aussi des éditeurs de logiciels qui disposent d’une offre d’externalisation partielle de la paie.
Les services de production tournent à plein régime et parfois en flux tendu lorsque certains évènements s’avèrent imprévus et non anticipés.
Ainsi, votre fournisseur est simultanément chargé :
- de mettre en conformité fonctionnelle sa solution de gestion au nouveau cahier des charges DADS-U (données 2009 à rendre en janvier 2010).
- de déployer l’ensemble des projets des entreprises qui auront contractualisé entre janvier 2009 et septembre 2009 pour un démarrage en réel effectif au plus tard en janvier 2010. Ces entreprises de taille importante et ayant anticipé le déroulement d’un projet bien ficelé, s’attendent de façon justifiée, à un service de proximité et de qualité.
- de gérer éventuellement la mise en œuvre des tous derniers nouveaux clients conquis dont la signature aura été tardive (au cours des deux derniers trimestre de l’année) mais auxquelles auront été également promis un démarrage efficace et effectif en janvier prochain.
- de poursuivre la réalisation la gestion courante de toutes les autres entreprises déjà clientes.
- d’animer des formations saisonnières éventuelles telles que celle qui a trait au paramétrage, à la réalisation, au contrôle et à l’envoi de la DADS-U.
- de réaliser la DADS-U 2010 (données 2009) de ses clients habituels.
- de réaliser la paie et la DADS-U de ses propres collaborateurs dans l’hypothèse où le prestataire n’externalise pas lui-même sa gestion à un autre (et oui, je vous assure, ça existe !).
- de faire face, de façon plus ou moins anticipée, à la vague habituelle à cette période, mais néanmoins compréhensible, de démissions des gestionnaires, chargés de compte et consultants responsables d’un portefeuille de dossiers clients.
Ces phénomènes sont rarement évoqués à l’occasion de la commercialisation mais il est néanmoins utile de les avoir à l’esprit parce qu’il vous faudra davantage vous impliquer pour la bonne réussite de votre projet. Ainsi, dans l’intérêt de tous mais de votre entreprise d’abord, vous devrez être particulièrement vigilant sur le respect des délais et l’accomplissement des responsabilités respectives.
Selon le type et le contenu du contrat qu’il vous est encore possible de signer au mois d’octobre ou pire en novembre, la saisie de tout ou partie des données pourra vous revenir.
Selon la notoriété de votre entreprise et ses autres caractéristiques mais aussi selon la capacité du fournisseur à disposer des ressources compétentes nécessaires à cette période, le tarif qui vous sera proposé, sera :
- soit plus attractif pour vous inciter à signer à une date non trop tardive,
- soit au contraire plus important pour pallier la charge interne que vous représenterez.
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