Article mis à jour le 16/04/2014
« Les 10 point-clés pour réussir son projet de dématérialisation des processus et flux RH » est le titre du dernier communiqué de Primobox.
Simple, clair, évident !
1. Analyser vos process actuels et les axes d’optimisation
2. Identifier le cadre juridique
3. Déterminer de façon précise les objectifs à atteindre et le ROI estimé
4. Retenir les solutions techniques adaptées
5. Garantir la pérennité des données dématérialisées
6. Exiger une clause de réversibilité
7. Veiller à la sécurité des systèmes
8. Déployer en différentes phases
9. Prendre en compte la conduite du changement organisationnel
10. Veiller à l’évolutivité du système
De quoi parle-t-on ?
- en 2008 & 2009 les premiers projets de dématérialisation relatifs au cycle de vie & de remise des documents de la fonction RH concernent principalement les bulletins de paie.
- dès 2010 la plupart des acteurs élargissent le périmètre de leurs offres pour proposer aux entreprises la dématérialisation des autres documents RH (archivage légal, conservation pérenne et dans des conditions garantissant l’intégrité du document original, remise du document au « format numérique certifié »).
En effet, la DRH d’une entreprise émet, échange, classe, archive, conserve, en moyenne, une vingtaine de documents (de 1 à 2 pages) par salarié.
A titre d’exemple peuvent ainsi être cités :- Lettre d’intention d’embauche
- Contrat de travail
- Relevé de DIF
- Compte-rendu d’entretien professionnel
- Compte-rendu mensuel d’activité
- Notes de frais
- Courriers échangés en recommandé
- Attestation Pôle-Emploi
- Solde de tout compte
- Etc.
Primobox figure parmi les acteurs qui proposent au delà des bulletins de paie et des factures (dans un autre domaine) la dématérialisation des contrats de travail.
La solution baptisée PRIMOBOX RH SIGN® permet ainsi de couvrir tout le cycle de recrutement, collecte des informations nécessaires à l’accueil du salarié, constitution du dossier électronique individuel, collecte en ligne des pièces justificatives (diplôme, carte vitale, attestation de sécurité sociale, justificatif de domicile, RIB), validation et signature en ligne du contrat de travail.
Lire le communiqué « Primobox dématérialise le contrat de travail »
Certains vous dirons que le risque est de déshumaniser le processus de contractualisation. Peut-être.
Pour ce qui me concerne, j’ai toujours relu et signé mes contrats de travail successifs depuis mon domicile avant de les retourner à mes employeurs par voie postale. Je suis favorable à l’idée de procéder ainsi et ce, tant dans le rôle du nouvel embauché que dans celui de l’employeur.
