Le #onboarding: optimiser le processus d’intégration des nouveaux salariés

Article mis à jour le 17/10/2013

« Bonjour, je vous présente Didier, qui commence à travailler chez nous ce matin. Merci de lui faire le meilleur accueil.

Ah Didier! On a eu un problème au service informatique, votre machine sera prête demain.

En attendant installez-vous là… Ah oui, la chaise, ne vous inquiétez pas je vais vous en trouver une autre plus confortable.

La personne qui doit vous former est en RTT aujourd’hui, un petit problème de communication. Pensez-bien à passer à la RH pour remplir les formulaires de mutuelle, je vous aurais bien accompagné mais j’ai une réunion qui vient de me tomber dessus. Tous ces imprévus sont contrariants, d’habitude nous réservons un meilleur accueil. Bienvenue en tous cas!

Caricatural ? Certes.

Il est pourtant courant que le premier jour d’un collaborateur soit loin d’être parfait. Problème d’anticipation, de charge, d’étourderie… J’ai moi-même une fois oublié la date d’arrivée d’un de mes stagiaires… Bel exemple de sérieux.
Alors oui ça arrive. Pas tout le temps, parfois ce n’est pas trop pas grave… ce n’est que le premier jour, tout rentrera bientôt dans l’ordre !
Alors il est vrai que ce n’est pas catastrophique, on admet assez unanimement qu’une intégration ce n’est jamais évident, on est tous passés par là… Mais la question que l’on peut se poser, c’est pourquoi ne pas se donner les moyens d’éviter ces écueils qui sont pourtant tellement simples à corriger.
D’après une étude conjointe de SilkRoad* et de l’observatoire SIRH effectuée auprès de 120 entreprises (dont 50% de plus de 5000 salariés), 80% des entreprises qualifient l’accueil et l’intégration des nouveaux collaborateurs comme «perfectible» voire «médiocre».

 Car cela reste loin d’être anodin!

 » La réussite d’un recrutement se joue 50 % en amont avec les phases de détection des besoins de sourcing, de présélection et d’évaluation des candidatures et 50 % en aval, lors de la période d’intégration. » Perrot/Lacaze – L’intégration des nouveaux collaborateurs – Dunod 2010

Cette même étude estime le coût du remplacement d’un collaborateur durant la 1ère année à 27.000€.

Il apparaît donc que la problématique de l’intégration de tout nouveau collaborateur et un suivi efficace sur les premiers mois de son arrivée est un sujet important de la politique RH très souvent sous-estimé.

C’est cette problématique qui est au cœur de l’onboarding.

Au delà du simple jour d’arrivée du collaborateur, le concept est bien plus vaste :

• Comment tout faire pour que le nouveau salarié se sente pleinement intégré à sa nouvelle entreprise, ait tous les renseignements dont il a besoin en temps et en heure ?
• Pourquoi ne pas lui proposer un service d’accueil personnalisé ?
• Pourquoi ne pas suivre régulièrement les premiers jours, mois et semaines de son intégration?

De ce point de vue, les Etats-Unis ont culturellement une longueur d’avance sur la France et des solutions très bien pensées existent. L’une de ces solutions qui m’a bluffé est le module RedCarpet de la société SilkRoad* dont j’ai assisté à plusieurs démos.

Dans le cadre de leur suite de solutions de gestion des talents, l’onboarding est l’un de leurs axes stratégiques.

Didier Bichon, Vice-Président Europe de SilkRoad rappelle que

« Les DRH sont de plus en plus soucieux d’améliorer la fidélisation des employés, une réelle préoccupation quand on sait que 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter après leur premier jour faute d’une expérience RH satisfaisante. »

La solution RedCarpet

RedCarpet est un module qui vient compléter le noyau de la solution globale en mode SaaS connecté à la paye. L’idée est de pousser le concept d’onboarding jusqu’au bout en établissant en parallèle deux plans d’action.

En interne : Bien préparer l’arrivée

Le premier est le plus simple et se joue en back-office. Dès que la lettre d’embauche est émise, le futur salarié est placé en mode onboarding et toute une série d’alertes paramétrables se met en place : Besoin en matériel, rétro planning administratif, information des équipes, parcours de présentation.

Cela est souvent fait plus ou moins sérieusement sous forme de papier, mails voire des outils informatiques dans la plupart des entreprises mais il s’agit avec RedCarpet de systématiser les bonnes pratiques afin que le futur collaborateur soit le plus vite opérationnel et intégré.

En externe: Conforter et informer le futur collaborateur

La seconde action est en Front office. Le futur embauché va avoir accès à un portail de l’entreprise personnalisé destiné à lui donner l’impression de déjà faire partie du personnel.

On peut tout mettre sur cette page d’accueil : Mot de bienvenue du président, visite des locaux, présentation de la future équipe… Pourquoi pas le code vestimentaire de votre société afin de l’alléger du difficile choix de sa tenue le premier matin…

Pour faciliter la gestion RH et administrative, le candidat se voit proposer des formulaires (toujours paramétrables) à remplir comme les dossiers de mutuelle et prévoyance.

L’idée me parait doublement astucieuse. D’une part cela allège les formalités administratives et limite les couacs. D’autre part il s’agit de s’appuyer sur le logiciel pour donner une bonne impression et un sentiment d’appartenance au futur collaborateur qui ne manquera pas d’être conforté dans le choix qu’il a fait de venir travailler chez vous.

L’idée du onboarding a encore du chemin à faire en France. Je m’aperçois qu’il y a de fortes réticences à communiquer avec le salarié entre le moment de la signature du contrat et le jour de son arrivée. « Tout commence le premier jour ! » me confiait récemment un directeur industriel.

Pourtant, les études prouvent que ce type d’intégration n’est pas optimum. L’apparition d’outils dédiés et bien pensés comme RedCarpet devrait pouvoir faire bouger les lignes et faire prendre conscience de l’intérêt du sujet.

Et pourquoi pas aller plus loin et en profiter pour améliorer la marque employeur en vantant un système d’intégration efficace !

*SilkRoad est une société américaine arrivée il y quelques années sur le marché Français des solutions RH. Les produits proposés dans le suite logicielle en mode SaaS  sont pensés pour être pragmatiques, centrés autour des collaborateurs avec un souci d’aller à l’essentiel. Ils constituent un ensemble complet et intégré, reconnu pour leur capacité à permettre aux entreprises d’attirer, de développer et fidéliser les meilleurs talents par le biais d’une solution innovante Web 2.0 qui combine à la fois réseaux sociaux, approche collaborative et gestion des talents. Les modules s’intègrent parfaitement au reste du SIRH pour permettre la gestion globale des profils collaborateurs. Les produits de SilkRoad répondent aux besoins des différentes entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur d’activité.

Un Bémol cependant : leurs serveurs sont pour l’instant basés au Canada. Il semblerait que cela pourrait changer prochainement.

Pour en savoir plus  :

• http://exclusiverh.com/articles/solutions-onboarding.htm
• http://www.silkroad.com/fr/Produits/RedCarpet/Presentation.html

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Auteur de ce billet
Thomas Labregère

De formation ingénieur (ISEN 2002) Thomas Labregère s’est rapidement orienté vers les métiers des Ressources humaines et notamment vers les thématiques de compétences et de formation.
Persuadé que les nouvelles technologies vont révolutionner la fonction RH, il est un observateur de toutes les innovations dans ce domaine, en France et dans le monde et, propose ses services aux éditeurs de logiciels RH.
Curieux de tout, Geek de la première heure, passionné de technologies web, il aime unifier toutes les facettes de son profil atypique :

• ses compétences techniques et ses connaissances métier
• et ses centres d’intérêts : Gestion de projet, PNL, conduite du changement.

Formé au métier de formateur à le Cegos, il est également fondateur d’Etaïnn qui propose des formations innovantes basées sur une autre de ses passions, le théâtre d’improvisation, qu’il pratique et enseigne depuis 10 ans.
Enfin, il aime poser son regard critique sur le monde du travail d’aujourd’hui et s’engage régulièrement pour la parité et la lutte contre les discriminations.