Article mis à jour le 30/03/2022
L’employeur choisit le type de support de la base de données. Il a le choix entre un support papier ou informatique. Voyons les avantages et inconvénients respectifs de ces deux options.
Une liberté de choix
Afin de remédier aux informations éparses des IRP, présentées dans différents supports, la base de données économiques et sociales (BDES) permet un classement et un regroupement de celles-ci. Encore faut-il savoir quel support adopter…
C’est à l’employeur de choisir.
L’employeur peut décider, avec l’accord des représentants des salariés ou non, d’adopter une version informatique ou une version papier.
L’administration recommande toutefois que la mise en place de cette base et ses modalités d’accès fassent l’objet a minima d’un dialogue avec les représentants du personnel.
Les avantages et inconvénient d’une BDES papier
L’avantage de la version papier est qu’elle présente moins de risque de perte des données que la version papier. Des problèmes peuvent en effet être rencontrés en cas de matériel informatique défectueux, de panne, ou encore il peut y avoir des piratages de données.
Le confort de lecture du papier est bien supérieur à celui des écrans. Le papier permet une visualisation des informations qui entraine une meilleure représentation mentale des renseignements, ils sont alors plus faciles à comprendre et à manipuler.
Les avantages et inconvénient d’une BDES informatique
A contrario, le numérique offre un gain de temps dans la recherche et dans la mise à jour. La recherche de documents est plus rapide que dans des archives papier. Il est possible de procéder par mot-clé pour rechercher des documents. Ce système offre une meilleure traçabilité des documents, et permet de connaître les personnes qui ont consulté tel document et à quelle heure.
Autant d’éléments qui laissent à penser que la version papier ne peut être qu’une solution temporaire pour se mettre en conformité avec la loi du 14 juin 2013.
En effet, la base de données économiques et sociales doit être mise régulièrement à jour. L’employeur informe les utilisateurs de la BDES de son actualisation. Une alerte e-mail peut être envisagée et même automatisée.
La mise à jour revêt un enjeu capital car la mise à disposition obligatoire de l’ensemble des informations récurrentes dans la base vaut communication au comité d’entreprise des rapports et informations uniquement lorsque les éléments d’information sont régulièrement mis à jour.
En revanche, aucune substitution n’est possible pour les informations données aux autres instances représentatives du personnel telles que le CHSCT.
Il semble dès lors plus judicieux de mettre en place un support informatique, par exemple une gestion électronique documentaire. Dans les grandes entreprises, le vecteur informatique relève souvent de l’évidence.
L’autre atout de la version informatique est la réduction des coûts liés au papier. Son accès est facilité au niveau géographique et plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.
De plus, la dématérialisation semble être le dispositif le plus indiqué pour garantir la confidentialité. Elle permet d’assurer la permanence de l’accès à ces données tout en le contrôlant.
Dans l’esprit des partenaires sociaux, la base de données est un outil informatique, afin de garantir le partage, l’accessibilité, la visibilité, la souplesse et l’actualisation permanente.
Choisir le format de sa BDES
Il semble donc judicieux d’opter pour une bibliothèque numérique où sont classés les documents d’informations, le cas échéant scannés en format PDF, ou sous forme de fichiers PowerPoint ou Word.
Avec BDES online (www.bdes-online.fr), les Editions Tissot proposent justement une solution informatique clé en mains pour installer sa BDES. Avec des fonctionnalités telles que la possibilité de notifier en un clic chaque mise à jour aux représentants du personnel.
Juliette Lorthoy, Editions Tissot
