Comment optimiser la gestion de la paie avec un SIRH ?

Comment gérer sa paie au meilleur coût, en minimisant le temps qui y est consacré, les erreurs et le risque de redressement, tout en maximisant les réductions de charges permises par la loi ?
Voilà une question que se posent les entreprises à divers stades de leur développement ! Tout d’abord dès le franchissement de certains seuils d’effectifs puis, lorsqu’elles s’équipent d’outils de gestion qu’elles doivent faire communiquer avec un logiciel de paie.

L’enjeu du processus de production de la paie : le risque d’erreurs

Avant toutes choses, il est nécessaire de bien comprendre le processus de gestion de la paie pour assurer l’exactitude de sa production en temps et en heure.

En effet, force est de constater que la tâche n’est pas si simple. Les erreurs liées à la paie sont aussi fréquentes que variées : mauvaise mention de la convention collective ou de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, erreurs dans le montant des cotisations, absences pour maladie erronées… Selon une étude Ifop de 2015, 1 salarié sur 3 a déjà constaté des erreurs sur son bulletin de paie. Plus d’un quart des effectifs indique ne pas faire confiance à son entreprise sur l’exactitude de ses calculs.

Ces erreurs peuvent coûter cher aux entreprises : de la simple majoration ou pénalité de retard à plusieurs milliers d’euros de sanctions financières de la part des administrations, sans compter les risques prud’homaux.

Pour éviter ces écueils, il convient de sécuriser trois aspects particulièrement sensibles du processus de gestion de la paie :

  • la collecte puis l’import ou la saisie des données RH liées à l’activité des salariés dans l’entreprise : congés, heures supplémentaires, éléments de rémunération…
  • le paramétrage réglementaire du logiciel de paie : conventions collectives, taux de cotisations, abattements…
  • les flux de déclarations et de paiements : URSSAF, caisses complémentaires, centre des impôts, salariés…

2- Les 4 principaux modes de gestion de la paie

Il en existe 4 façons de produire et de gérer sa paie selon que l’entreprise évolue dans un contexte réglementaire complexe, compte un nombre élevé ou non de salariés ou que son organisation le nécessite (gestionnaire en poste, filiales…).

La paie internalisée

L’entreprise gère l’intégralité du processus de production de la paie en interne. Un gestionnaire de paie coordonne les actions à mener avec les services RH, administratifs et comptabilité de l’organisation. Généralement un gestionnaire de paie se voit confier un portefeuille de 150 à 450 salariés selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise mais aussi selon son niveau d’expérience et sa maîtrise du logiciel de gestion des ressources humaines.

La paie accompagnée

L’entreprise confie ici une partie du processus de production de la paie à un prestataire de services spécialisé. L’offre de paie accompagnée est aujourd’hui tellement variée qu’il est désormais possible de créer un accompagnement à la carte. L’entreprise peut alors choisir les tâches qu’elle souhaite externaliser.

La paie externalisée

L’entreprise collecte les données essentielles à la production de la paie puis les transfère à un prestataire de services. Ce dernier procède ensuite au calcul de la paie et prend à sa charge les flux déclaratifs et de paiement.

L’externalisation étendue

L’entreprise renseigne les données relatives à l’activité des salariés dans un ou plusieurs logiciels RH. Un prestataire de paie partenaire de l’éditeur du logiciel RH collecte et traite les informations directement depuis les logiciels pour produire la paie. Cette option nécessite toutefois l’utilisation d’un SIRH dans l’entreprise et la contractualisation d’une offre proposant la gestion de la paie.

L’optimisation du processus de paie grâce au SIRH

La production de la paie se décompose en une succession de tâches à réaliser tous les mois, dans des délais très restreints. Le respect des échéance et la fiabilité des données reposent principalement sur l’efficacité du processus.

Or cette efficacité varie selon que l’entreprise utilise ou non un SIRH. En effet, ce dernier centralise et historise l’ensemble des données essentielles à la paie.

Autres avantages d’un SIRH pour la paie :

  • le détail des différentes étapes à suivre pour préparer la paie,
  • l’envoi des notifications aux personnes qui doivent les réaliser,
  • le contrôle des saisies (système d’alertes),
  • les circuits de validation,
  • le rappel les échéances.

Dans le cadre d’une paie externalisée, le SIRH facilite également le transfert des données au gestionnaire de paie. Soit en exportant les données dans un fichier compatible avec les outils du prestataire de services dans le cadre d’une paie externalisée, soit en créant des accès spécifiques et sécurisés pour le gestionnaire de paie dans le cadre d’une externalisation étendue.

L’intégration avec l’ensemble du système d’information de l’entreprise reste toutefois le principal enjeu technique. Il est recommandé d’opter pour un éditeur de SIRH ayant une démarche “ouverte” : API, exports personnalisables, politique de partenariats…

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