Article mis à jour le 05/04/2015
ADP, leader des services de gestion des Ressources Humaines, de Paie et de Gestion des Temps, a lancé en 2010 la solution Bureau Virtuel RH, destinée à l’archivage numérique de l’ensemble des documents liés à la Gestion des Ressources Humaines. L’objectif est de permettre aux directions RH de s’affranchir de la recherche manuelle et du stockage physique grâce à un accès simple, rapide et sécurisé, via une interface accessible en ligne. ADP invitait alors les directions RH à passer au numérique RH !
Pierre & Vacances s’appuie sur le Bureau Virtuel RH d’ADP pour optimiser ses Ressources Humaines
Pierre & Vacances s’appuie sur le Bureau Virtuel RH d’ADP pour optimiser ses Ressources HumainesDepuis un an maintenant, le Groupe Pierre & Vacances a opté pour le Bureau Virtuel RH d’ADP et gère numériquement l’ensemble de ses documents RH. Pierre & Vacances témoigne aujourd’hui et nous livre son expérience du Bureau Virtuel RH.
Des procédures RH hétérogènes
Pierre & Vacances est une entité qui regroupe plusieurs marques, acquises au fur et à mesure des années. Après Maeva et Orion en 2002, ce sont les résidences MGM qui passent sous l’égide de la société en 2003, puis Center Parcs en 2007. « Ces multiples acquisitions ont rapidement posé des problématiques de gestion RH », témoigne Delphine Paris, Responsable Ressources Humaines du Groupe Pierre & Vacances.
« Lorsque nous avons débuté notre projet, nous avions quatre outils RH différents, et donc des difficultés de liaison entre les systèmes transverses du Groupe, de multiples procédures, de nombreuses remontées de données à des timing différents, etc…. Cette décentralisation des informations nous posait de réelles difficultés pour travailler efficacement au quotidien. Nous souhaitions donc impérativement harmoniser notre SIRH, afin de simplifier et d’optimiser notre travail, tout en sécurisant l’ensemble des informations que nous traitions. »
C’est dans le cadre de ce projet global de refonte du SIRH que Pierre & Vacances a décidé d’adopter le Bureau Virtuel RH. Après une phase d’études avec les équipes d’ADP, le Groupe a dématérialisé l’ensemble de ses documents RH, et ainsi optimisé l’exploitation et l’archivage de ces documents. Ce changement lui a également permis d’harmoniser les pratiques au sein de ses différentes entités.
Une gestion documentaire simplifiée et sécurisée
Après plusieurs mois d’utilisation, le Groupe peut aujourd’hui évaluer tous les avantages qu’apporte le Bureau Virtuel sur son organisation.
« Le Bureau Virtuel RH facilite notre gestion documentaire RH. Il nous permet de classer, de rechercher facilement et d’accéder rapidement aux documents, selon différents critères. Grâce au Bureau Virtuel RH, nous avons gagné du temps, simplifié nos méthodes de travail, et même changé l’image du pôle RH auprès des salariés, en étant plus réactifs et plus disponibles » explique Delphine Paris.
Cette solution permet également de fiabiliser les données, un élément essentiel pour Pierre & Vacances.
« Auparavant, avec nos quatre systèmes d’information, nous nous envoyions de nombreux fichiers modifiés par les uns et les autres, c’était compliqué et peu sûr. Nous avions besoin d’un outil unique accessible facilement via internet, qui permette à chacun des collaborateurs RH de trouver à tout moment les documents fiables dont il a besoin », précise la Responsable Ressources humaines du Groupe Pierre & Vacances.
Autre élément déterminant dans le choix de la solution Bureau Virtuel RH pour le Groupe : la notion de périmètre de confidentialité.
« Chaque équipe a son périmètre de responsabilités », précise Delphine Paris. « Nous devons donc avoir des accès restreints à certaines informations sensibles, et cela passe par une gestion des droits et des accès autorisés, selon les documents concernés. »
Le choix d’ADP
Le Bureau Virtuel RH d’ADP ne se résume pas à une simple solution technologique. La dimension conseil est un élément qui a su séduire les équipes de Pierre & Vacances. « Savoir que nous serions accompagnés dans un projet structuré, par une équipe d’experts dédiée, nous a rassurés et a joué un grand rôle dans notre choix. De plus, la dimension internationale d’ADP était intéressante pour nous accompagner dans un déploiement de la solution à l’étranger au niveau du Groupe, qui comprend 7.500 salariés dont 2.500 à l’étranger » précise Delphine Paris.
« Finalement, grâce à la mise en place du Bureau Virtuel RH, nous avons gagné en productivité et en efficacité dans notre gestion quotidienne des documents RH. Et cela nous a permis aussi d’offrir une meilleure qualité de service à nos collaborateurs », conclut Delphine Paris.
Ce que permet le Bureau Virtuel RH
Le Bureau Virtuel RH permet une gestion documentaire innovante et sécurisée. Son adoption permet de traiter de façon dynamique la totalité de l’information au quotidien, et d’échanger simplement dans le respect des délais.
Concrètement, la solution permet :
- l’archivage numérique automatisé des documents Paie produits mensuellement et des états déclaratifs N4DS,
- l’archivage numérique des documents RH en format PDF par numérisation ou chargement de fichiers, en distinguant les documents individuels des documents collectifs,
- des requêtes thématiques afin de faciliter la consultation des documents,
- la gestion des habilitations,
- la création d’un espace de travail en ligne pour la gestion des dossiers temporaires,
- l’envoi de documents vers le coffre-fort ADP Digiposte du salarié,
- la production d’indicateurs mensuels pour le pilotage, le contrôle et le suivi de l’activité.
« Aujourd’hui, les solutions numériques RH offrent des opportunités sans précédent de transformation de la fonction, et peuvent lui permettre de jouer un rôle plus important dans la contribution aux gains de productivité de l’entreprise », analyse André Demolliere, Responsable marketing des offres numériques chez ADP. « Notre ambition, avec des offres telles que le Bureau Virtuel, est de devenir le partenaire privilégié des Directions RH pour les accompagner dans ce virage vers le numérique. »
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