A l’heure des bilans annuels, en cette période difficile pour les services de gestion de la comptabilité et de la paie, voici un sujet qui anime les blogs, sites et argumentaires commerciaux : le coût comparé de chaque solution de gestion de la paie.
Rappelons que le marché est composé de trois grandes catégories de solutions de gestion auxquelles ont recours les entreprises dans le cadre de contrat à durée indéterminée ou déterminée :
- les logiciels,
- les prestataires d’externalisation (totale ou partielle)
- les cabinets d’expertise comptable.
Je vous confirme cette tendance qui consiste pour les entreprises à procéder (en toute discrétion) à l’étude analytique des coûts de production de la paie, que celle-ci soit réalisée de façon partiellement ou totalement internalisée ou bien externalisée.
La mise en œuvre d’une politique de cost-kiling ou dans l’objectif de renégocier voire de dénoncer un contrat de services (de façon préalable à son renouvellement par tacite reconduction), la Direction des RH (sous la recommandation voire la pression de la direction générale et/ou des DAF) initie une démarche visant à répondre à la question suivante : combien nous coûte finalement notre solution de production des bulletins de paie, chaque mois et par individu ?
Cette période est idéale pour les études d’opportunité préalables à toute décision de changement de solution.
A lire sur ce sujet :
- L’article paru le 04/12/09 sur GestionDeLaPaie.com « Combien coûte votre paie en interne ? »
- L’article paru le 01/12/09 sur myrhline « Le coût d’un bulletin de paie »
Articles sur ce blog traitant du même sujet :
ADP, le leader mondial de l’externalisation de la feuille de paie, se prête à l’exercice du décryptage ludique et original d’un bulletin de paie.
En survolant les zones avec sa souris, vous accéderez à des définitions détaillées et à des liens utiles relatifs aux encarts et informations imprimées sur la fiche de paie !
Faites l’expérience : un clic sur l’image ci-après, ouvrira la page correspondante du site d’ADP.
De quoi intéresser non seulement les salariés mais aussi les employeurs et les concurrents d’ADP qui souhaiteraient (re)découvrir l’apparence d’une fiche de salaire ‘made in ADP’ sans son papier pré-imprimé (caractéristique de ce prestataire), qui comporte un filigrane bleu estompé à l’aspect délavé.
Soit dit en passant, et oui, j’ai moi même eu l’occasion de me voir remettre par mon employeur un bulletin produit par ADP ! Les plus perspicaces devineront certainement où et quand…
Sur le même principe didactique, GestionDeLaPaie.Com publie (depuis 2004 !) : Comprendre son Bulletin de Paie qui propose en plus d’interagir avec les bases, plafond, heures et taux.
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La société Novapost propose aux entreprises des bulletins de salaire dématérialisés. - Papier ou électronique, le choix est possible.
- Sécurité et intégrité des données garanties.
- gain de temps pour le personnel,
- gain financier : le bulletin de salaire dématérialisé coûte 35 % à 60 % moins cher qu’un bulletin papier (0.80 euros au lieu de 2 à 4 euros) et sa mise en place est gratuite, seuls sont facturés les bulletin émis,
- gain pour l’environnement grâce à l’économie de papier,
- gain de place pour l’archivage : une entreprise doit, selon la loi, conserver les bulletins de salaire de ses employés pendant cinq années au minimum mais beaucoup les gardent plus longtemps. « Avec Novapost, entreprises et salariés conservent leurs données à vie et évitent d’accumuler des tonnes de feuilles et classeurs ! », détaille Jonathan Benhamou.
Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons.
L’avis du bloggerTandis que :
- la semaine dernière se tenait le salon Solutions Démat,
- les communiqués de presse détaillant de nouvelles offres en matière de dématérialisation des flux et des documents en tous genre, se font de plus en plus nombreux,
- certains offreurs souhaitent que soit justement cadrée la latitude d’action permise par les fondements juridiques de l’e-paie,
- a titre d’exemple, Novapost réclame depuis plusieurs mois déjà, un référentiel des bonnes pratiques sous l’égide de l’Afnor, et souhaite animer pour ce faire, avec le soutien de la Fedisa (Fédération de l’ILM, du stockage et de l’archivage), un groupe de travail sur l’e-paie,
- la FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance) a décidé de rejoindre ce groupe,
Lire l’article « Me Caprioli contre une « normalisation » de l’e-paie » publié le 6 octobre 2009, par Jean-Claude Streicher, sur
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© Carole BLANCOT – caroleblancot@yahoo.fr – 06.50.26.65.17
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Le point de vue du blogger :
L’objet de cet article est de vous prouver qu’en adoptant simplement la dématérialisation et l’archivage probant de ses bulletins de paie, l’entreprise retire les bénéfices immédiats suivants :
- la vertu de mettre en œuvre une politique éco-responsable,
- l’économie annuelle de 15000€ environ pour une entreprise de 1500 salariés,
- l’amélioration et la modernisation des services rendus à ses salariés,
- la diminution des risques de fraude, des risques sociaux et juridiques,
- la suppression de tâches à faible valeur ajoutée.
Je vous invite à procéder, dans cet objectif et dans votre contexte, à l’estimation du coût de revient d’un bulletin de paie produit et émis (en mode non dématérialisé) au sein de votre entreprise.
[L'estimation du prix de revient pour un acteur RH spécialisé dans la production sous-traitée de ce type de document pourra faire l'objet d'un autre article].
- Achat de papier (simple ou alors filigrané, logotypé à l’effigie de l’entreprise…) : 12 à 18 pages en moyenne par an et par salarié puisque certains mois, le bulletin ne s’éditera pas sur moins de 2 pages.
- Achat d’enveloppes destinées à la distribution du document confidentiel (selon caractéristiques et volumes commandés).
- Coût de l’usage (propriétaire ou locataire) des machines d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement + coûts de main d’œuvre spécifique.
- Coût des encres et autres fournitures associées à l’édition et à la copie pour archivage.
- Coût annuel du gestionnaire de paie [salaire annuel + charges patronales + coûts fixes associés à cette personne] dont la fourchette est comprise entre 65 et 85 k€. Il est d’usage de compter un équivalent temps plein pour 350 salariés environ.
- Coût de rebus et de réimpression au terme du contrôle visuel post première impression, à l’initiative de l’employeur.
- Coût de l’usage d’une solution de gestion informatisée (mode propriétaire ou locatif) + coût des machines associées (achat/location, surveillance/maintenance/mises à jour : ordinateurs, serveurs, logiciels…).
- Coûts fixes liés aux matériels et lieux de stockage et d’archivage par l’employeur (armoires, classeurs, loyers, assurances) pendant la durée minimum légale (exemples : contrat de travail = 30 ans et bulletin de paie = 5 ans).
- Coût d’affranchissement pour la distribution postale lorsque le document n’est pas remis en mains propres dans les locaux de l’entreprise (0,56 € minimum par envoi et document depuis le 02/03/2009).
- Coût de gestion des NPAI et des réimpressions/réexpéditions demandées par les salariés.
Selon les options prises par les entreprises, à l’ensemble de la chaîne de production et de distribution d’un bulletin de salaire, je ne serai pas surprise que le coût de revient annuel total soit d’environ 362000€ pour une entreprise de 1500 salariés.
Articles traitant du même sujet :
La dématérialisation, du concept à la réalité
Novapost crée un Comité de Normalisation avec l’AFNOR et la FEDISA
NOVAPOST : Des bulletins de salaire dématérialisés avant l’heure
Comme M6 et e-paye, l’opportunité vous est offerte de choisir Novapost
Maxime Cauchet, Calaisien de 25 ans, a créé une entreprise qui vise « le zéro papier »
Réflexions et messages du blogger
Le bulletin de paie est la traduction matérielle :
• Du rapport contribution-rétribution d’un salarié au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
• De l’appartenance à plusieurs groupes sociaux (il en est même un symbole).
• De la contribution individuelle, sociale et financière du salarié et de son employeur aux charges et impôts de notre société.
Pour ces différentes raisons, il se doit d’être juste, produit et distribué dans les délais.
Quels que soient sa forme, son contenu et son mode de distribution, il doit être conservé sans limite de temps par le salarié et durant 5 années par l’employeur.
Certains sont plus lisibles, plus esthétiques, plus exhaustifs que d’autres mais tous connaissent un phénomène similaire : la première zone recherchée par l’œil est le montant du Net à Payer.
Et, ce par des millions de lecteurs chaque mois.
Ensuite, il est parfois le catalyseur d’un conflit entre le salarié et son entreprise ou au contraire l’emblème d’une appartenance sociale jugée satisfaisante voire confortable.
Avec :
• 200 millions le nombre de bulletins de salaire établis tous les ans (Source blog.ojraweb.com),
• 540 Conventions Collectives Nationales en France,
• et une progression mensuelle de 10 700 nouveaux demandeurs d’emploi en juillet 2009 (Source ConsomActu) pour lesquels ont dû être effectué un solde de tout compte,
il est aisé de comprendre pourquoi ce marché compte autant d’acteurs, pourquoi certains sont spécialisés dans une population et/ou des domaines d’activité particulier et, en conséquence les raisons d’une âpre concurrence lorsqu’il s’agit de conquérir une nouvelle entreprise.
Les caractéristiques de votre entreprise (taille, activité(s), appartenance à un groupe…), la couleur et le format de votre bulletin de paie nous renseignent sur la solution utilisée par votre entreprise.
Expert comptable, logiciel ou prestataire d’externalisation…
En choisissant sa solution de gestion de la paie, votre entreprise doit procéder à la meilleure des conciliations entre ses contraintes internes (financières, matérielles, humaines, organisationnelles) et ses contraintes externes :
• La législation est complexe et en perpétuelle évolution.
• Les risques sociaux et les pénalités correspondantes en cas d’erreur sont conséquents.
• Les outils informatiques nécessaires à la satisfaction de cette obligation légale sont complexes à utiliser et à mettre à jour.
• Les personnes possédant les compétences techniques et les connaissances théoriques requises pour accomplir parfaitement ces missions déclaratives, dans votre contexte, sont de plus en plus difficiles à trouver, sélectionner, recruter et conserver durablement.
Les enjeux pour les entreprises sont donc majeurs.
Vous avez des questions qui émergent à l’occasion du changement potentiel ou annoncé de votre solution de gestion de la paie ?
Vous ne recherchez pas seulement une offre dédiée aux bulletins de salaire mais aussi une solution de GRH ?
Contactez-moi sans attendre et sans hésiter.
Mes conseils et mon avis sont gratuits et sans engagement de votre part : http://gestionpaieetgrhquichoisir.blogspot.com/ ou caroleblancot@yahoo.fr
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