La société Dailymotion utilise la solution SaaS et le service d’e-Paye pour gérer ses paies

Objectifs stratégiques de l’entreprise :

• dans un contexte de forte croissance, recentrer l’activité des services RH et comptabilité  sur leur cœur de métier,
• sécuriser et fiabiliser les paies,
• disposer d’une solution en mode SaaS pour accéder aux outils de reporting dans un espace sécurisé.

Secteur d’activité : Plateforme de diffusion vidéo en ligne (hébergement et partage).

Convention collective : Syntec

Typologie :

• Implantations : France / UK / Allemagne / Singapour / Japon / USA.
• Nombre de salariés : 240 salariés dans le groupe dont 170 en France.
• Nombre d’établissements : 2 en France et 1 par filiale étrangère.

Direction des Ressources Humaines : Emeline Bourgoin, HR Vice President.

Solutions utilisées : Paye Expert

Ancienneté client : Janvier 2013

Solution précédente : Service paie interne

Quel était le contexte ?

Les paies étaient intégralement gérées en interne avec une solution logicielle. Cela mobilisait fortement les équipes concernées, qui consacraient beaucoup de temps à l’établissement des bulletins, à leur vérification et à la correction des erreurs. Le développement à l’international et l’application des normes IFRS ont été l’occasion de réorganiser la gestion de la paie.

“La paie est un sujet sensible pour les salariés et fait partie intégrante de la relation de confiance avec l’employeur. Des erreurs à répétition, même minimes, peuvent générer une forte insatisfaction et altérer l’image d’une société. Cela est d’autant plus vrai dans un secteur d’activité comme le nôtre, où la guerre des talents fait rage et où la fidélisation des salariés est un élément important de la politique RH”, indique Emeline Bourgoin, HR Vice President, Dailymotion.

Lorsque Dailymotion a souhaité réorganiser sa gestion des paies, le choix s’est orienté vers une solution d’externalisation totale, pour disposer notamment d’un accès en ligne à un espace sécurisé permettant l’accès aux reportings et aux indicateurs du bilan social.

Les autres critères principaux concernaient la possibilité d’internationaliser la gestion des paies, afin d’anticiper une éventuelle centralisation des paies des différentes filiales basées à l’étranger, ainsi que l’expertise des PME, qui implique une forte réactivité et une souplesse organisationnelle de la part du prestataire. Enfin, la possibilité d’interfacer la solution avec les autres outils RH, notamment la gestion des temps, pour connecter toutes les données RH et supprimer les interventions manuelles.

e-Paye correspondait sur tous ces points à la recherche de Dailymotion : éditeur de sa propre solution en mode SaaS, partenaire exclusif de l’éditeur américain Ceridian pour la France, disposant d’une véritable expertise en paie et spécialiste des PME. Par ailleurs, l’appartenance d’e-Paye au Groupe SVP a rassuré et conforté Dailymotion dans son choix pour tous les aspects légaux et la mise à jour constante des dossiers de paies, dans un contexte législatif très évolutif.

“Je ne peux pas me permettre des erreurs de paie. Les salaires doivent être versés en temps et en heure, sans erreur de calcul. Pour la gestion des paies, j’ai besoin d’un prestataire performant, car je n’ai pas de temps à consacrer à des vérifications fastidieuses. e-Paye est parfaitement adaptée aux PME : la communication est aisée, les réponses sont rapides, la solution est souple”, ajoute Emeline Bourgoin.

Combien de prestataires étaient en concurrence ? Quels types de solutions ?

Différentes solutions ont été étudiées : cabinets d’expertise comptable, grands noms de la paie présents à l’international et prestataires/éditeurs de solutions en mode SaaS.

Le manque de souplesse et de réactivité de certains, les procédures lourdes et les surfacturations récurrentes, une spécialisation insuffisante dans l’univers des PME pour d’autres (qui accroît le risque d’erreurs et de retards), ont incité Dailymotion à faire le choix de la sécurité et de l’expertise avec e-Paye.

Sur quels critères avez-vous choisi e-Paye ?

Emeline Bourgoin : “Nous avons une relation de confiance avec e-Paye, qui nous apporte son expertise en gestion de la paie des PME et un véritable gain de temps. Plus qu’un prestataire, c’est un véritable partenaire qui a permis de soulager nos équipes internes”.

Que vous apporte la solution e-Paye ?

“e-Paye nous apporte un confort sécurisé. Nous disposons d’un interlocuteur unique, qui gère l’ensemble de nos dossiers et répond à toutes nos questions. Avec e-Paye, les rapports sont simples et la communication très fluide”, précise Emeline Bourgoin.

Tous les objectifs fixés initialement ont été respectés et l’équipe de Dailymotion a réalisé des économies de temps et a été libérée des contraintes liées à la gestion des paies : établissement des bulletins de paie, leur édition et la gestion des déclarations sociales. La phase de vérification a également été fortement allégée par rapport à l’époque où la paie était gérée en interne.

Enfin, l’accès à l’espace client en ligne et les outils de reporting intégrés à la solution permettent à Dailymotion d’accéder sans limitation à l’ensemble de ses données pour extraire tous les indicateurs sociaux nécessaires.

En quoi l’offre e-Paye est-elle différente des autres offres du marché selon vous ? Qu’apporte-t-elle de plus qu’une autre solution ?

La prestation inclut une assistance illimitée pour toutes les questions relatives à la paie et si Dailymotion a choisi e-Paye, c’est pour la modernité et l’aspect novateur de sa solution, entièrement développée en mode SaaS.

“L’organisation est simple, instantanée et efficace. Nous avons une relation privilégiée avec un interlocuteur unique, qui connaît parfaitement notre dossier. Ses réponses sont immédiates, on a l’impression de travailler avec un collègue”, affirme Emeline Bourgoin.

En tant que DRH, DAF, DG, expert-comptable…, quelles sont selon vous les bonnes questions à se poser, et l’organisation interne à mettre éventuellement en place avant de changer de solution de gestion des paies ?

• Lors d’un changement de solution de gestion des paies, le démarrage des dossiers a généralement lieu au mois de janvier. Cette date butoir implique la maîtrise des délais et le respect de chaque étape du projet.
• Il est important d’anticiper pour définir un cahier des charges suffisamment détaillé pour intégrer l’ensemble des attentes et contraintes des différents intervenants, principalement les services RH, paie, comptables et le contrôle de gestion.
• L’implication des différents interlocuteurs impactés par le projet permet d’intégrer dès le départ tous les points – techniques ou organisationnels – qui pourraient se révéler bloquants par la suite.
• Des outils de suivi simples, comme un tableau de synthèse, permettent de récapituler les avantages et inconvénients des différentes options, afin d’identifier la solution la plus adaptée aux besoins.
• La participation de l’ensemble des intervenants aux différentes étapes du projet permet également de favoriser l’implication et l’adhésion, ce qui facilitera ensuite la mise en œuvre.
• Il est important de dédier du temps au moment de l’implémentation du dossier et de la mise en œuvre, pour ensuite gagner du temps et faciliter le démarrage.
• Quand cela est possible, il est également judicieux de prévoir une double paie, sur un mois voire deux, afin de sécuriser totalement le démarrage.

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A propos de Dailymotion

Dailymotion est une entreprise française proposant, sur le site web du même nom, un service d’hébergement, de partage et de visionnage de vidéo en ligne. Créée en 2005 par Benjamin Bejbaum et Olivier Poitrey, Dailymotion est 17ème dans le classement ComScore des sites les plus visités en Europe avec environ 50 millions de visiteurs uniques par mois et le 1er site européen au niveau mondial, avec plus de 2,5 milliards de vidéos vues par mois dans le monde, et plus de 120 millions de Visiteurs Uniques par mois (ComScore 2013) dans le monde.
www.dailymotion.com
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A propos d’e-Paye

e-Paye, société du Groupe SVP, propose des solutions en mode SaaS temps réel pour gérer les payes et l’ensemble des RH (Paye accompagnée, paye externalisée, coffre-fort électronique gestion des congés, portail salarié, dématérialisation, SIRH…). La solution e-Paye inclut un service d’assistance illimité, une veille juridique et une mise jour en temps réel des taux et dispositions légales.
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 En savoir plus : DailyMotion externalise ses paies avec e-Paye.